RESENHA BIBLIOGRÁFICA
Sistemas de arquivos e contrôle de documentos
Por Gorbea, Garcia-Diaz e Vela. Tradução de Luiz Aparecido Caruso, 1. ed. Editôra Atlas, 1970.
Naquele dia, o sr. diretor da emprêsa fêz uma solicitação relativamente rotineira: "A Sra. quer fazer-me o obséquio de trazer a documentação referente às propostas de modificação da fôlha de pagamento?"
A secretária, muito atenciosa, informou que "num minutinho" a pasta, com os documentos requeridos, estaria à frente do nosso apressado dirigente.
Duas horas depois volta a secretária, um pouco nervosa, mas radiante: "achei!"
A secretária não sabia em qual pasta procurar a dita documentação. A dúvida girava em tôrno das seguintes etiquêtas: propostas, reestruturação administrativa, fôlha de pagamento e, como não poderia deixar de ser, a pasta de diversos. Por isso a secretária "achou" o documento.
O momento administrativo que citamos acima faz parte de um quadro real de muitas de nossas emprêsas. O sistema de arquivos conjugado ao contrôle da documentação não é considerado por grande parte de nossos dirigentes como sendo função da mais alta relevância. Essa atividade vem merecendo, das emprêsas consideradas modernas, o maior cuidado possível. Solucionar a deficiência não é muito difícil, basta ler atentamente os modelos de racionalização que Josefina Gorbea, Eva Garcia-Diaz e Olga Vela apresentam no livro Sistemas de arquivos e contrôle de documentos, editorado pela Atlas.
Arquivar é a arte de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados, tôda correspondência, documentos e outros papéis relacionados com um individuo ou uma firma, com certa divisão geográfica, ou sôbre determinado assunto, e assim por diante, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração, destruição ou perda, e ao mesmo tempo nos facilitem sua localização e manejo. Um dos objetivos do arquivamento e contrôle de documentos é a sua localização no instante posterior no qual forem solicitados.
A definição da função arquivamento, bem como a colocação de seu objetivo precípuo, justifica as 211 páginas que as autoras preencheram com modelos e técnicas de contrôle de documentos.
Dentre as técnicas e modelos que as autoras sugerem podemos citar, apenas como exemplo, os seguintes: Sistema Direct Name, Variadex, Safe Guard, Super Ideal e os conhecidos sistemas alfabético, por assuntos e geográfico.
Dêsses sistemas, destacamos o alfabético, por ser considerado como o de maior utilização. Tal sistema ajusta-se perfeitamente a quase todos os negócios pequenos e grandes, com um volume de correspondência variando entre o pouco e o bastante.
As autoras não deixaram de fazer referência ao processamento eletrônico, considerado como de vital importância para o contrôle de documentos. O certo é que nem tudo se joga no computador e para isso é imprescindível que as emprêsas contem com os sistemas que as autoras sugerem.
Não temos dúvida em afirmar que a leitura dêsse livro fará com que a secretária ou qualquer outro funcionário, deixem de achar, duas horas depois, um documento qualquer, como no exemplo supramencionado.
LUIS CÉSAR GONÇALVES DE ARAÚJO
Datas de Publicação
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Publicação nesta coleção
28 Maio 2015 -
Data do Fascículo
Mar 1971
