MANUAL DE SERVIÇO PARA CENTRO DE TREINAMENTO ^*

RESUMO

O presente Manual de Serviço, contendo instruções simples, claras, autênticas e atualizadas, é o resultado de observação da experiência de trabalho de uma das autoras, como administradora, e de ambas como instrutoras de Centro de Treinamento para servidores da administração pública e privada, no Estado do Ceará.

A finalidade do Centro é o desempenho de tarefas ligadas ao treinamento, cabendo-lhe, especificamente, promover o levantamento das necessidades de treinamento do pessoal em exercício ou dos ingressantes na Instituição, bem como programar e promover a execução de todas as modalidades de treinamento de pessoal.

Preocuparam-se, as autoras, em descrever a competência das diversas seções e setores que compõem o Centro, assim como em definir as atribuições das diferentes chefias e demais funções, lembrando que há sempre uma função específica para o servidor do Centro, correspondente ao desempenho de determinadas tarefas.

Lembraram, ainda, a necessidade de uma sistematização atualizada das rotinas, com uma seqüência lógica e racional, sempre que o trabalho do servidor for realizado numa tramitação diária ou periódica. Visando atender a esta necessidade, incluíram algumas rotinas mais usadas no Centro de Treinamento, tais como: Coordenação de Curso, Ministração de Curso, Secretaria de Curso e usoda Biblioteca.

Como conclusão, as autoras citam o Manual de Serviço como peça indispensável à administração e organização do trabalho.

Texto completo disponível em PDF.

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  Tema Livre apresentado no XXVII CBen - RJ.
• BARROSO, M.G.T. e FRAZÃO E.S. - Manual de serviço para centro de treinamento. Rev. Bras. Enf.; DF, 30 : 262-273, 1977.

COMPETÊNCIAS

COMPETÊNCIA DA UNIDADE DE CURSO E DEMAIS SEÇÕES

1. UNIDADE DE CURSOS

1.1. Pelo setor de Cursos de Capacitação, Aperfeiçoamento e Atualização:

1. colaborar no planejamento das atividades do C.T.;

2. realizar levantamento das necessidades de treinamento;

3. elaborar projetos e planos de treinamento;

4. controlar a execução e andamento dos diversos cursos realizados no C.T. ;

5. participar da seleção e do recrutamento de candidatos; .............

6. preparar cronograma dos treinamentos;

7. identificar o candidato através de prenchimento do formulário de inscrição;

8. desenvolver atividades de relações públicas no que se refere ao andamento dos cursos, após comunicação à Chefia;

9. elaborar estatísticas trimestrais dos treinamentos realizados;

10. participar de programas especiais de treinamento de outras instituições, sempre que houver autorização da Chefia;

11. ministrar cursos através dos instrutores do C.T., ou de professores de outras instituições;

12. preparar manuais, apostilas e outro material didático necessário à realização dos cursos;

13. providenciar a expedição de certificados.

1.2. Pelo Setor de Acompanhamento e Avaliação:

1. manter controle diário sobre o andamento dos cursos que estiverem sendo ministrados no C.T.;

2. acompanhar o registro de atividades programadas pelos instrutores;

3. avaliar o trabalho executivo no seu aspecto didático, com o fim de zelar pela manutenção do elevado padrão técnico dos cursos;

4. acompanhar e avaliar o aproveitamento dos participantes dos cursos;

5. controlar o registro de freqüência dos participantes;

6. proporcionar aos participantes apoio técnico e moral;

7. cadastrar instrutores que ministram aulas no C.T.;

8. manter atualizado o registro de dados sobre a avaliação parcial e global de eada treinamento realizado;

9. organizar e manter atualizado um fichário para cadastramento do pessoal treinado pelo C.T.

2. SESSAO DE ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS

2.1. Pelo Setor de Expediente:

1. controlar a freqüência dos servidores do C.T.;

2. executar serviços datilográficos em geral;

3. executar serviços de impressão mimeográfica, mantendo em ordem o acervo de estêncil;

4. fazer revisão de estêncil e de trabalhos datilográficos;

5. manter organizados os fichários do setor;

6. requisitar e guardar o material de consumo do C.T.;

7. proceder à distribuição do material, mediante requisição;

8. zelar pela conservação e segurança do material em estoque no setor;

9. zelar pela conservação de máquinas, móveis e utensílios em uso no C.T., providenciando os consertos e reparos que se fizerem necessários;

10. zelar pela manutenção e limpeza das dependências, móveis, máquinas e utensílios do C.T.

2.2. Pelo Setor de Comunicações:

1. receber, classificar, registrar e controlar a correspondência e publicações recebidas e expedidas no C.T.;

2. organizar e manter sob sua guarda o arquivo de correspondência;

3. redigir toda a correspondência do C.T.;

4. manter fichário organizado e atualizado com indicações sobre meios de comunicação de interesse para os serviços do C. T.;

5. organizar e manter atualizado o fichário nominal com os endereços das autoridades e instituições que mantenham relações com o órgão;

6. lavrar certidões cujo fornecimento tenha sido autorizado pela Chefia;

7. manter organizado e atualizado o arquivo morto do C.T.

3. SEÇAO DE RECURSOS POLISENSORIAIS

3.1. Pelo Setor de Desenho:

1. executar desenhos diversos para a simbolização visual;

2. confeccionar gráficos diversos;

3. confeccionar álbuns seriados e cartazes diversos;

4. executar desenhos em estêncil;

5. preparar transparências;

6. colaborar na execução de trabalhos mimeográficos.

3.2. Pelo Setor de Projeção e Fotografias:

1. zelar pelo bom funcionamento das máquinas de projeção e gravação;

2. executar serviços com máquinas de projeção e gravação;

3. organizar e manter atualizados os arquivos de slides e transparências;

4. controlar e manter em ordem o serviço de fotografias do C.T.

ATRIBUIÇÕES DAS CHEFIAS E DAS DEMAIS FUNÇÕES

1. CHEFE DO CENTRO DE TREINAMENTO:

1. dirigir, orientar, coordenar e controlar os trabalhos do C.T.;

2. participar na elaboração do plano anual de trabalho e do cronograma de atividades da Instituição;

3. assessorar tecnicamente os coordenadores e instrutores na elaboração dos programas e manuais de cursos;

4. promover com a periodicidade desejável, reuniões com a Administração Superior, com o fim de analisar necessidades de treinamento e programar atividades correlatas;

5. despachar pessoalmente com o Diretor do Departamento;

6. atender as partes interessadas em treinamento;

7. Indicar os servidores que devam exercer as chefias das seções;

8. submeter anualmente ao Diretor do Departamento o Plano de Trabalho do C.T.;

9. manter contato permanente com os supervisores do Departamento, para planejamento dos cursos, treinamentos e estágios;

10. reunir, semanalmente, os chefes e instrutores para discutir e assentar providências;

11. apresentar relatório trimestral das atividades do serviço ao Diretor do Departamento;

12. elaborar e manter atualizado o Manual de Treinamento da Instituição;

13. participar de investigações e pesquisas puras e aplicadas que objetivem a manutenção e o aperfeiçoamento das atividades do C.T.;

14. propor ao Diretor do Departamento as providências que julgar convenientes ao aperfeiçoamento do serviço;

15. executar e fazer executar as normas do Manuel de Serviço e atualizá-las, sempre que se fizer necessário;

16. responsabilizar-se pelo material permanente do C.T.;

17. exercer outras atribuições que lhe forem conferidas em lei ou regulamento.

2. CHEFES DE SEÇAO:

1. orientar e supervisionar a execução dos trabalhos das seções;

2. despachar pessoalmente com o chefe do C.T.;

3. apresentar mensalmente ao Chefe do Serviço resumo das atividades da seção e, anualmente, relatório dos trabalhos realizados, em andamento e planejado;

4. propor ao Chefe do Serviço medidas convenientes à boa execução dos trabalhos;

5. zelar pela disciplina dos recintos de trabalho, fazendo cumprir as normas estabelecidas no Manual de Serviço e cuidando de sua atualização;

6. opinar sobre os assuntos relativos às atividades da seção;

7. dar informações e pareceres, submetendo-os à apreciação do Chefe do Serviço;

8. zelar pela guarda e conservação de todo o material permanente e de consumo existente na seção;

9. reunir, mensalmente, os servidores da seção para discutir e apresentar providências;

10. exercer outras atribuições que lhe forem conferidas.

3. INSTRUTOR DO C.T.;

1. recrutar e selecionar pessoal, de acordo com os subsídios dados pelos supervisores da Instituição;

2. participar da elaboração e execução de projetos e programas para capacitação e aperfeiçoamento de pessoal da Instituição, de acordo com as necessidades dos treinamentos respectivos;

3. colaborar no planejamento das atividades do C.T.;

4. participar das reuniões administrativas e técnicas convocadas pela Chefia;

5. substituir o Chefe da Unidade de Cursos, nas suas ausências ou impedimentos eventuais, quando para Isso for designado;

6. assumir, eventualmente, a coordenação de curso, por indicação da Chefia;

7. participar de programas especiais de treinamento de outras instituições, sempre que for designado pela Chefia;

8. manter contato permanente com a Chefia da Unidade de Cursos, informando-a sobre o andamento do curso que estiver ministrando, de modo a possibilitar uma eficiente supervisão;

9. avaliar o trabalho executivo na sua esfera, junto ao Setor de Acompanhamento e Avaliação;

10. apresentar relatório trimestral das suas atividades à Chefia;

11. planejar e ministrar cursos;

12. manter contato com o Coordenador de Cursos, informando-o sobre o aproveitamento dos participantes;

13. preparar manuais, apostilas e outro material didático do curso que estiver ministrando;

14. colaborar com o Coordenador do Curso na avaliação global dos participantes.

4. COORDENADOR DO CURSO:

1. Realizar levantamento das necessidades de treinamento;

2. Participar da seleção e do recrutamento de candidatos para treinamento;

3. Colaborar com a Unidade de Cursos, na elaboração do Projeto e Plano de Curso;

4. Estabelecer contato prévio com os Instrutores, definindo responsabilidades e interpretando para os mesmos a filosofia e os objetivos do curso;

5. Manter contato permanente com a Chefia da Unidade de Cursos e o Secretário, sobre o andamento do curso;

6. Supervisionar e avaliar o aproveitamento dos participantes do curso, mantendo registro atualizado das atividades dos mesmos;

7. Avaliar o trabalho executivo no seu aspecto didático, com o fim de zelar pela manutenção do elevado padrão técnico do curso;

8. Substituir o Instrutor nos seus impedimentos eventuais;

9. Proporcionar aos participantes dos cursos apoio técnico e moral;

10. Apresentar relatório à Chefia da Unidade de Cursos sobre a avaliação global do treinamento realizado;

11. Executar outras tarefas correlatas.

5. SECRETARIO DE CURSO:

1. Fazer e manter atualizada a relação dos participantes do Curso, a qual deve ser assinada pelo Chefe do Centro de Treinamento e pelo Coordenador do Curso;

2. Receber dois (2) retratos 3 x 4 de cada participante do Curso, para a ficha individual;

3. Preencher as fichas dos participantes de acordo com o modelo;

4. Manter organizado o material necessário ao serviço da Secretaria;

5. Datilografar e mimeografar todo o material necessário ao desenvolvimento do Curso;

6. Prestar informações aos participantes dentro das suas atribuições;

7. Manter endereço completo dos colaboradores do Curso;

8. Preparar folha de freqüência dos participantes;

9. Fazer previsão do material necessário ao Curso e encaminhar relação do mesmo ao Coordenador para as devidas providências;

10. Prever diariamento o material que será necessário para ministração das aulas;

11. Manter o local de trabalho devidamente organizado;

12. Executar outras tarefas correlatas.

6. RESPONSÁVEL PELA BIBLIOTECA:

1. Fazer o registro de livros e periódicos adquiridos por compra, doação, etc.;

2. Numerar e catalogar os livros;

3. Preparar etiquetas para empréstimos de livros;

4. Organizar pastas para transparências, com discriminação dos respectivos assuntos;

5. Organizar pastas com apostilas de cursos para estudo ou pesquisa;

6. Organizar pastas contendo leis, regulamentos e regimentos do C. T.;

7. Organizar pastas para guarda de material visual;

8. Organizar pastas contendo programas e projetos de cursos realizados;

9. Controlar entradas e devoluções de transparências usadas para os treinamentos;

10. Organizar fichário para guarda e controle das etiquetas para empréstimos de livros;

11. Elaborar normas para o uso da biblloteca e mantê-las atualizadas;

12. Apresentar ao coordenador do curso, controle estatístico do material didático utilizado em cada treinamento;

13. Executar outras tarefas correlatas.

7. OFICIAL DE ADMINISTRAÇÃO:

1. Orientar e revisar trabalhos referentes a assuntos de caráter geral ou específico do H.C.T.

2. Estudar processos referentes a assuntos de caráter geral ou especifico que apresentem complexidade, preparando os expedientes que se fizerem necessários, tais como: Ofícios, Relatórios, Exposições de motivos, Pareceres e Informações;

3. Colaborar na elaboração do orçamento-programa do C. T.;

4. Participar dos trabalhos de levantamento de dados;

5. Apresentar dados para confecção de relatórios técnicos do C. T.;

6. Fornecer dados estatísticos referentes aos treinamentos;

7. Executar outras tarefas correlatas.

8. ESCRITURÁRIO:

1. Receber, conferir, classificar, fichar e preparar expedientes do C. T., providenciando a sua distribuição e expedição;

2. Organizar o documentário do C. T. efetuando serviços de cadastro, fichário e arquivo, mantendo-os atualizados de acordo com determinação superior;

3. Controlar a movimentação de processo ou papéis no C.T., entre seções e/ou servidores;

4. Conferir, informar e anotar expedientes simples ou que exijam algum discernimento e capacidade critica e analítica;

5. Coletar dados junto aos órgãos públicos e privados de interesse do C. T.;

6. Preparar fichas e folhas de pagamento, efetuando os cálculos que se fizerem necessários;

7. Fornecer, quando solicitado, dados estatísticos referentes aos treinamentos;

8. Executar outras tarefas correlatas.

9. DATILOGRAFO:

1. Executar trabalhos datilográficos em geral;

2. Conferir o trabalho após datilografá-lo;

3. arquivar as segundas vias dos documentos;

4. Executar outras tarefas correlatas.

10. ENCARREGADO DOS RECURSOS POLISENSORIAIS:

1. Preparar transparências;

2. Executar desenhos em estênsil e outros;

3. Confeccionar gráficos e cartazes diversos;

4. Colaborar na execução de trabalhos mimeográficos;

5. Zelar pelo bom funcionamento das máquinas de projeção e gravação;

6. Organizar e manter atualizado o arquivo de slides e transparências;

7. Extrair cópias ou reproduções de documentos na máquina copiadora;

8. Manter em ordem as fotografias do C. T.;

9. Executar outras tarefas correlatas.

11. MOTORISTA:

1. Receber ordens do Chefe do C. T. ou do seu substituto eventual, nas suas ausências ou impedimentos;

2. Obedecer as instruções específicas para o desempenho de suas atribuições diárias;

3. Comunicar, imediatamente, à Chefia do C.T., qualquer acidente e outros problemas que exijam providências urgentes;

4. Zelar pela conservação, limpeza e manutenção do veiculo;

5. Verificar, antes de iniciar qualquer viagem ou jornada de trabalho, as condições de segurança do veiculo;

6. Providenciar junto à Chefia sobre revisões, conserto, lavagens e lubrificações do veículo;

7. Responsabilizar-se pelos danos que causar ao veículo por imperícia, imprudência ou negligência no exercício da função;

8. Fornecer, diariamente, ocorrências especiais e a quilometragem ao responsável pelo controle do veículo;

9. Apresentar-se ao Serviço sempre devidamente uniformizado;

10. Observar o horário indicado pela Chefia do C. T.;

11. Recolher o veículo ao C. T.; no final do expediente;

12. Executar outras tarefas correlatas.

12. SERVENTE:

1. Limpar as dependências do C. T. diariamente;

2. Limpar os móveis, diariamente.

3. Trocar as toalhas dos lavatórios, quando necessário;

4. Preparar e servir o café nos horários estabelecidos;

5. Abrir e fechar as portas do C. T. nos horários estabelecidos;

6. Encerar o piso das dependências do C. T.;

7. Limpar portas e janelas, semanalmente;

8. Remover lixos e detritos;

9. Ajudar a remover, transportar ou arrumar móveis, equipamentos e material;

10. Distribuir correspondência interna e externa;

11. Executar outras tarefas correlatas.

ROTINAS:

COORDENAÇÃO DE CURSOS

DESCRIÇÃO DOS PASSOS

Recebe e examina comunicação do chefe do C. T. sobre coordenação de curso;

Colabora na seleção e no recrutamento de candidatos para treinamento;

Participa com o chefe da Unidade de Cursos na elaboração de projetos e planos de cursos;

Estabelece contato prévio com os Instrutores de Ensino, definindo a programação de curso;

Mantém contato permanente com a chefia da Unidade de Curso e o Secretário indicado ,sobre o início e o andamento do curso;

Mantém sob controle a execução do curso através de registro atualizado das atividades;

Substitui o Instrutor nos seus impedimentos eventuais;

Supervisiona e avalia aproveitamento dos participantes;

Proporciona aos participantes do curso apoio técnico, moral e social;

Avalia o trabalho executivo dos instrutores. no seu aspecto didático;;

Elabora e encaminha relatórios à chefia da Unidade de Cursos sobre Treinamento realizado;

Executa outras tarefas correlatas;

Faz os devidos registros;

Arquiva e/ou guarda material do curso.

MINISTRAÇAO DE CURSO

DESCRIÇÃO DOS PASSOS

Recebe e examina comunicação da chefia do C. T., através do chefe da Unidade de Cursos, sobre a data do inicio de curso;

Recruta e seleciona pessoal para os cursos;

Participa da elaboração e execução de projetos e programas de capacitação e aperfeiçoamento de pessoal;

Planeja e ministra cursos;

Colabora no planejamento das atividades do C. T.;

Participa das reuniões administrativas e técnicas convocadas pela chefia;

Assume, eventualmente, a coordenação do curso, por indicação da chefia;

Avalia o trabalho executivo na sua esfera, juntamente com os demais membros da equipe do C. T.;

Mantém contato permanente com a Chefia da Unidade de Cursos, informando-a sobre o andamento do curso que estiver ministrando;

Participa de programas especiais de treinamento de outras instituições;

Prepara Manuais, apostilas e outro material didático.

Mantém contato com o Coordenador e Chefe da Unidade de Curso, informando-os sobre o aproveitamento dos participantes;

Avalia, individualmente, o curso ministrado;

Colabora com o Coordenador do curso na avaliação global dos participantes; Entrega ao Chefe da Unidade de Cursos uma via do programa do curso ministrado;

Providencia arquivamento.

SECRETARIA DE CURSO

DESCRIÇÃO DOS PASSOS

Presta informação aos interessados;

Preenche as fichas de inscrição dos candidatos mediante documento de identificação;

Entrega ao funcionário 2 retratos 3 x 4 para ficha individual;

Faz relação dos participantes, mantendo-a atualizada;

Confere relação com a ficha de inscrição;

Entrega ao candidato o comprovante da inscrição;

Prepara e mantém organizado o material necessário ao serviço da secretaria;

Organiza folha de freqüência dos participantes;

Mantém organizados os endereços dos professores e das diversas instituições colaboradoras do curso;

Faz previsão do material necessário ao curso;

Encaminha relação do material ao coordenador para as devidas providências;

Prevê e controla diariamente o material a ser utilizado nas aulas;

Mantém o local de trabalho devidamente organizado;

Executa outras tarefas correlatas;

Entrega ao coordenador resumo das atividades do curso;

Arquiva e/ou guarda o material utilizado.

USO DA BIBLIOTECA

DESCRIÇÃO DOS PASSOS

Registra livros e periódicos adquiridos por compra, doação, etc.;

Numera e cataloga livros;

Confere material catalogado;

Prepara etiqueta e fichas para empréstimo de livros;

Organiza pastas com os diversos assuntos;

Faz registro de material expedido para estatística e controle do aproveitamento dos cursos realizados;

Organiza arquivo e fichário para guarda e controle do material de consulta;

Confere registro de material;

Colabora no manuseio de projetores durante os cursos;

Elabora e atualiza normas par uso da biblioteca;

Controla a entrega e devolução de transparências, livros e periódicos;

Arquiva fichas de controle.

Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  Jul-Sep 1977