A qualidade dos recursos informacionais armazenados em Bases de Dados depende, em larga medida, dos padrões utilizados em seu tratamento. Nesse contexto, ganha importância primordial a linguagem de indexação do sistema. O vocabulário controlado utilizado na indexação e recuperação de informação requer atualização contínua, baseada em métodos rigorosos, que contemplem o trabalho coletivo dos integrantes do sistema e a linguagem do usuário. Apresentam-se neste trabalho os estudos realizados pelo Grupo de Gerenciamento do Vocabulário Controlado do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo para a implantação de estrutura e instrumentos específicos de gestão do vocabulário. A ferramenta de apoio à gestão é um aplicativo constituído de um formulário online com as seguintes funcionalidades: solicitação de inclusão, modificação, exclusão de termos (descritor ou remissiva) e controle das diversas instâncias de validação. O fluxo da ferramenta tem início com a proposição de modificações pelas bibliotecas base do sistema, e passa, em seguida, por dois filtros de validação: a) grupo de manutenção do vocabulário controlado, constituído por representantes das três grandes áreas do conhecimento, que compõe a macroestrutura do vocabulário; b) grupo de coordenação de conteúdo. Validadas as propostas, passa-se à inclusão do termo no vocabulário controlado e à autorização para seu uso. A ferramenta, criada pelo Departamento Técnico do Sistema de Bibliotecas da USP, com base nos procedimentos de gestão adotados pelo Grupo de Gerenciamento do Vocabulário, caracteriza-se como ferramenta de trabalho em rede. Espera-se que esta ferramenta promova um maior controle de qualidade do vocabulário, otimize os processos de tratamento da informação e redunde em benefícios crescentes para os usuários da base DEDALUS.
vocabulário controlado; sistema de gestão; banco de dados