Desenvolvimento de software para gerenciamento de leitos na urgência e emergência

RESUMO

Objetivo:

descrever o processo de desenvolvimento de um software para gerenciamento de leitos na urgência e emergência.

Métodos:

pesquisa participativa fundamentada no Design Centrado no Usuário em quatro etapas: 1) definição de requisitos e elaboração da estrutura; 2) geração das alternativas e prototipagem; 3) testes; 4) implementação. Realizados seminários com profissionais de saúde entre 21 de maio de 2018 e 31 de maio de 2019 para a elaboração e avaliação do conteúdo do software.

Resultados:

foi desenvolvido o software CuidarTech KRONOS para gerenciamento dos leitos da urgência e emergência, utilizando a metodologia kanban.

Considerações finais:

o software auxiliará na tomada de decisão dos profissionais e gestores, fornecendo dados mais fidedignos para viabilizar a melhoria dos processos de trabalho e da qualidade da assistência ao paciente. O desenvolvimento do software para gerenciamento de leitos é inovador na área da saúde, e não foram encontrados artigos que descrevessem essa metodologia.

Descritores:
Regulação e Fiscalização em Saúde; Enfermagem; Serviço Hospitalar de Emergência; Sistemas de Informação; Qualidade da Assistência à Saúde

ABSTRACT

Objective:

to describe the process of developing a software for emergency bed management.

Methods:

a participatory research based on User-Centered Design in four stages: 1) definition of requirements and structure elaboration; 2) generation of alternatives and prototyping; 3) tests; 4) implementation. Seminars were held with health professionals between May 21, 2018 and May 31, 2019 for the preparation and assessment of software content.

Results:

the software CuidarTech KRONOS was developed for emergency bed management using the kanban methodology.

Final considerations:

this software will assist professionals' and managers' decision-making providing more reliable data to enable the improvement of work processes and the quality of patient care. Developing a bed management software is innovative in the health field, and no articles were found describing this methodology.

Descriptors:
Health Care Coordination and Monitoring; Nursing; Emergency Service, Hospital; Information Systems; Quality of Health Care

RESUMEN

Objetivo:

describir el proceso de desarrollo de un software para la gestión de lechos en emergencia.

Métodos:

investigación participativa basada en Diseño Centrado en el Usuario en cuatro etapas: 1) definición de requisitos y elaboración de la estructura; 2) generación de alternativas y prototipos; 3) pruebas; 4) implementación. Seminarios realizados con profesionales de la salud entre el 21 de mayo de 2018 y el 31 de mayo de 2019 para la preparación y evaluación de contenidos de software.

Resultados:

CuidarTech KRONOS fue desarrollado para la gestión de lechos de emergências utilizando la metodología kanban.

Consideraciones finales:

el software ayudará en la toma de decisiones de profesionales y gerentes, proporcionando datos más confiables para permitir la mejora de los procesos de trabajo y la calidad de la atención al paciente. El desarrollo de software de gestión de lechos es innovador en salud y no se encontraron artículos que describan esta metodología.

Descriptores:
Regulación y Fiscalización en Salud; Enfermería; Servicio de Urgencia en Hospital; Sistemas de Información; Calidad de la Atención de Salud

INTRODUÇÃO

A regulação assistencial surgiu como instrumento de gestão, considerada complexa, vinculando-se às ações de regulamentação, fiscalização, controle, auditoria e avaliação, e à função de governança das autoridades estatais. Visa organizar a produção e distribuição dos recursos, bens e serviços de saúde por meio das ferramentas regulatórias, como protocolos, classificação de risco e critérios de priorização, de forma a assegurar o interesse da população. Tem como objetivo a garantia do direito à saúde, acesso com eficiência, eficácia e efetividade, prestação das ações e serviços de saúde de qualidade para atender à demanda da população, com os recursos disponíveis de forma satisfatória, como determinam os objetivos do Sistema Único de Saúde (SUS)^(1-2).

O monitoramento da oferta e da demanda é realizado pela central de regulação, que atua por meio de ações e serviços de saúde dos diferentes níveis de atenção, em abrangência estadual, regional e municipal. No âmbito hospitalar, o Núcleo Interno de Regulação (NIR) atua em interface com as centrais de regulação, sendo responsável pelo gerenciamento dos leitos, dispositivo cuja finalidade é reduzir o tempo de internação, aumentar a rotatividade dos pacientes internados, otimizar a ocupação e fornecer novas vagas para as demandas represadas, visando um atendimento de qualidade ao usuário^(3-4).

A fim de facilitar o monitoramento do gerenciamento dos leitos, ferramentas foram adaptadas para auxiliar o processo de trabalho, sendo uma delas o kanban, que faz o controle da permanência hospitalar. O kanban - palavra japonesa com o significado de cartões - é uma ferramenta advinda do pensamento Lean, adaptada para o setor saúde. Ele permite realizar o gerenciamento dos leitos hospitalares, de forma a visualizar os pacientes internados em um setor e classificá-los por cartões codificados por cores, alterados manualmente conforme o tempo de permanência pré-definido e a realidade institucional⁽⁵⁾.

Outra ferramenta possível são os sistemas de informação computadorizados, que facilitam a coleta, armazenagem, recuperação, monitoramento e disseminação de informações de forma ágil, segura e mais fidedigna, auxiliando na qualidade das funções gerenciais, operacionais e de tomada de decisão. Buscando a integração entre o kanban e recursos computacionais, foi desenvolvido o software CuidarTech KRONOS.

OBJETIVO

Descrever o processo de desenvolvimento de um software para gerenciamento de leitos na urgência e emergência.

MÉTODOS

Aspectos éticos

Este estudo foi aprovado pelo Comitê de Ética em Pesquisa, com o Certificado de Apresentação para Apreciação Ética (CAAE).

Referencial teórico-metodológico

Utilizou-se o método do Design Centrado no Usuário, conforme a norma ABNT ISO-TR 16982:2014⁽⁶⁾.

Tipo de estudo

Pesquisa participativa fundamentada no Design Centrado no Usuário. A participação ativa dos usuários é um dos princípios-chave⁽⁷⁾. Essa metodologia consiste no desenvolvimento de soluções por meio da elaboração de produtos que sejam de fácil manuseio e atendam às necessidades e exigências dos usuários⁽⁸⁾. Durante a confecção do sistema informatizado, existe interação entre os usuários e os designers, de forma a alcançar as características esperadas⁽⁹⁾.

Esta pesquisa seguiu os critérios estabelecidos no Consolidated Criteria for Reporting Qualitative Research (COREQ).

Procedimentos metodológicos

Cenário do estudo

O estudo foi realizado em um hospital universitário localizado na Região Sudeste do Brasil, em parceria com o Laboratório de Tecnologias em Saúde (CuidarTech^®), o Laboratório e Observatório de Ontologias Projetuais (LOOP^®), da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), e o Taruíra Lab, do Instituto Federal do Espírito Santo (IFES). O hospital dispõe de atendimento exclusivo pelo SUS, sendo referência para procedimentos de média e alta complexidade. Possui estrutura física de 324 leitos, dos quais 249 são de internação e 75 de observação. Desses, 10 leitos estão no Setor de Urgência e Emergência (SUE).

Coleta e organização dos dados

O desenvolvimento do software para gerenciamento de leitos foi realizado em quatro etapas: 1) definição do conteúdo, requisitos e elaboração da estrutura; 2) geração das alternativas de implementação e prototipagem; 3) testes; 4) implementação.

Para a definição do conteúdo, realizou-se revisão de literatura nas bases de dados: Literatura Latino-Americana e do Caribe em Ciências da Saúde (LILACS), Literatura Internacional em Ciências da Saúde (MEDLINE) e Cumulative Index to Nursing and Allied Health Literature (CINAHL). Para tal fim, foram utilizados os Descritores em Ciências da Saúde (DeCS) e Medical Subject Headings (MeSH): regulação e fiscalização em saúde, administração de serviços de saúde, leitos, leitos hospitalares, serviços médicos de emergência, indicadores de qualidade em assistência, sistemas de informação e enfermagem. Foram elencados estudos relacionados ao gerenciamento dos leitos hospitalares, kanban e tecnologias para a saúde. Também foram utilizadas a Política Nacional de Atenção às Urgências (PNAU), a Política Nacional de Regulação e a Política Nacional de Atenção Hospitalar (PNHOSP).

Após o levantamento na literatura, foram realizados seminários com representantes dos profissionais do Setor de Regulação e Avaliação em Saúde (SRAS) e do setor de urgência e emergência, definidos pela instituição, no período de 21 de maio de 2018 a 31 de maio de 2019, para a elaboração e avaliação do conteúdo e definição dos requisitos do software. Os seminários foram conduzidos pelas pesquisadoras, sendo uma delas servidora do SRAS. Os seis seminários aconteceram em sala privativa no hospital de estudo, com duração média de uma hora e dez minutos. No último encontro, foi realizada a apresentação do software para avaliação por consenso pelo grupo.

Em seguida, para a organização dos requisitos e estrutura do software, as equipes do CuidarTech^®, LOOP^® e Taruíra Lab se reuniram com o Setor de Gerenciamento de Processos e Tecnologia da Informação (SGPTI) para definirem os dados de programação e modelagem da ferramenta, conforme os padrões utilizados pela instituição.

O projeto foi designado para obter dados de duas fontes: a primeira, do Aplicativo de Gestão do Hospital Universitário (AGHU), sistema em que são realizadas as internações dos pacientes na unidade funcional "pronto-socorro". Os dados de internação são automaticamente captados pelo software, atualizando-os automaticamente e codificando-os com as cores definidas para o kanban, conforme o tempo de permanência estabelecido pela equipe. A segunda fonte trata-se das informações fornecidas pela equipe de profissionais do setor de urgência e emergência e da regulação assistencial. Os nomes dos pacientes fornecidos nas figuras deste artigo foram encriptados e são fictícios, obtidos do banco de dados de testes do AGHU.

Foram geradas alternativas de design de interação para as funcionalidades do software, tendo em vista a adoção de tecnologias livres e abertas, sempre que possível, e seguindo os padrões utilizados pela instituição. Protótipos funcionais (alpha, beta e pré-lançamento) das funcionalidades foram integrados à estrutura geral do software. Os testes foram realizados durante a etapa de desenvolvimento utilizando o padrão de usabilidade e as heurísticas de Nielsen⁽⁹⁾. A proposta textual de elaboração do conteúdo foi registrada na Biblioteca Nacional e o software foi registrado no Instituto Nacional de Programa Industrial (INPI).

RESULTADOS

Na primeira etapa de definição do conteúdo, requisitos e elaboração da estrutura, participaram nove profissionais, sendo 66,7% do setor de regulação e avaliação em saúde e 33,3% do setor de urgência e emergência. A idade média dos integrantes, no momento de execução da pesquisa, era de 35,9 anos, variando entre 30 e 46 anos, de modo que a maioria (55,6%) estava entre a faixa etária de 30 a 35 anos. De acordo com os dados, 100% eram do sexo feminino; 66,7% eram enfermeiras; 22,2% eram médicas; 11,1% eram gestoras; 11,1% possuíam como titulação máxima a graduação; 77,8% possuíam pós-graduação Lato Sensu; 11,1% possuíam pós-graduação Stricto Sensu. A média de tempo de término da graduação foi de 7,8 anos, e 22,2% a concluíram entre zero e cinco anos, 44,5% entre seis e 10 anos e 33,3% entre 11 e 15 anos. A média de tempo de prática na área de atuação foi de 4,3 anos, sendo que 66,7% possuíam tempo de prática em sua atual área de atuação entre zero e cinco anos e 33,3% entre seis e 10 anos.

Durante os seminários, o grupo de profissionais definiu o conteúdo, os requisitos e a elaboração da estrutura do software, que ficou subdividido em objetivo, requisitos necessários, mapeamento dos módulos, banco de dados e indicadores, tela de cadastro dos pacientes, tela principal e tela para acesso mais detalhado. Definiram que o software seria utilizado no serviço em desktop, porém uma modelagem computacional foi realizada para, posteriormente, ser adaptada em dispositivos móveis.

Ainda nos seminários, foram definidos os dados dos pacientes a serem fornecidos do AGHU: número do prontuário, nome do paciente, idade, especialidade, data de internação no SUE, tempo de permanência, data da saída e motivo de saída do SUE. Definiram-se, também, os dados fornecidos manualmente: motivo da permanência do paciente, o sistema de classificação de pacientes (SCP) de Fugulin, origem do paciente e observações. O mapa conceitual expressa o conteúdo das telas para a construção do software (Figura 1).

Figura 1
Mapa conceitual do software CuidarTech KRONOS, Vitória, Espírito Santo, Brasil

Nessa etapa, também foram determinados o tempo de permanência ideal para o paciente no SUE e a codificação do kanban, de acordo com a realidade institucional. As cores ficaram, assim, definidas: verde, equivalente a menor ou igual a 24 horas; amarelo, maior que 24 horas e menor ou igual a 72 horas; vermelho, para maior que 72 horas. Justifica-se pela escolha do prazo de 24 horas, pois o tempo ideal preconizado pela Política Nacional de Atenção às Urgências⁽¹⁰⁾ para permanência em um pronto-socorro é entre seis e 24 horas. Para o amarelo e o vermelho, o limite de 72 horas correspondia, na época da pesquisa, à média de tempo de permanência do paciente no SUE do hospital, de 2,6 dias.

Na fase de definição dos requisitos do software, foram realizadas reuniões com o SGPTI do hospital para definir a modelagem computacional condizente com os padrões utilizados na instituição, solicitar o banco de dados do AGHU e pactuar com a articulação entre as equipes para testes do software e suporte na implantação da ferramenta.

A segunda etapa foi a geração das alternativas de implementação e prototipagem, sendo dividida nas sessões de Front-End, Back-End e banco de dados. Foram elaborados os módulos e o layouts do software. No Front-End, as tecnologias usadas incluem o Hypertext Markup Language (HTML), Cascading Style Sheets (CSS), Bootstrap, JavaScript, jQuery, jQuery DataTable, jQuery Ajax. Para o Back-End, foi utilizado o PHP: Hypertext Preprocessor (PHP) e o Laravel. No banco de dados, a tecnologia para gerenciamento dos dados foi o PostgreSQL.

A utilização do software consiste: ao internar o paciente no AGHU, na unidade funcional "Pronto-Socorro", o cadastro será direcionado automaticamente para o software CuidarTech KRONOS, na tela de "cadastro de pacientes". O número de pacientes com cadastro pendente aparecerá no topo da "tela principal" (Figura 2). Uma vez selecionado, acessa-se a tela de "cadastro de pacientes" (Figura 3 e Figura 4). Alguns dados são obtidos do AGHU, como nome, prontuário, idade, especialidade, data da internação, e outros são informados manualmente pelos usuários do sistema, sendo o motivo da permanência, SCP de Fugulin, origem do paciente e observações. Após preenchimento, salvam-se as informações.

Figura 2
Tela principal do software CuidarTech KRONOS para monitoramento da ferramenta kanban no setor de urgência e emergência, Vitória, Espírito Santo, Brasil

Figura 3
Tela para acesso ao cadastro de pacientes do software CuidarTech KRONOS para monitoramento da ferramenta kanban no setor de urgência e emergência, Vitória, Espírito Santo, Brasil

Figura 4
Tela de cadastro de pacientes do software CuidarTech KRONOS para monitoramento da ferramenta kanban no setor de urgência e emergência, Vitória, Espírito Santo, Brasil

Após aprovação na "tela de cadastro de pacientes", os seguintes dados aparecerão na "tela principal" com os dados: nome, idade, especialidade, tempo de permanência (em horas, dias) e o motivo da permanência. Observa-se que a cor da linha referente ao paciente se modifica para verde, amarelo ou vermelho de acordo com o tempo de permanência pré-definido. Para acesso ou alteração das informações, seleciona-se o paciente e consultam-se as informações na "tela para acesso mais detalhado" (Figura 5). Nessa tela, são visualizados os dados referentes ao paciente, incluindo o número do prontuário, nome, idade, especialidade, data de internação no SUE, tempo de permanência, o motivo da permanência, sistema de classificação de pacientes de Fugulin, origem e observação, com o histórico por data e hora das modificações realizadas.

Figura 5
Tela para acesso mais detalhado sobre os pacientes do software CuidarTech KRONOS para monitoramento da ferramenta kanban, Vitória, Espírito Santo, Brasil

Os dados obtidos durante a utilização do software são armazenados em um banco de dados gerenciado pela tecnologia PostgreSQL, e o backup ocorre em tempo real. Os dados podem ser extraídos a qualquer momento e, a partir deles, elaborados relatórios com indicadores, apresentados em números e gráficos.

Os dados podem ser facilmente editados considerando as necessidades e desdobramentos da assistência. O manuseio do software não exige capacitação prévia, pois apresenta uma interface amigável, de fácil compreensão, que seguiu os padrões da instituição. Os computadores disponíveis no serviço suportam sua instalação, e, após implantação pela equipe de Tecnologia da Informação, o suporte será necessário nas atualizações do sistema.

No último seminário, os profissionais aprovaram o conteúdo e as funcionalidades do software, tendo concordância de todos. As sugestões foram acatadas e as correções foram realizadas.

Quanto à etapa de testes, a equipe de desenvolvimento realizou-os utilizando o padrão de usabilidade e as heurísticas de Nielsen durante a elaboração do software, e os problemas detectados foram corrigidos. No entanto, ainda falta aos profissionais avaliar a ferramenta em cenário real. Em relação à última etapa, o software se encontra em processo de implantação junto à equipe de Tecnologia da Informação da instituição.

DISCUSSÃO

Os sistemas de informação têm se tornado indispensáveis para os processos de trabalho na área da saúde, e a qualidade desta ferramenta está relacionada à inclusão dos profissionais que a manusearão no desenvolvimento. Por isso, o método do Design Centrado no Usuário utilizado neste estudo proporcionou integrar a equipe na construção de um produto que atenda às demandas dos setores, pois os profissionais atuam como informantes, e guiam a elaboração a fim de fornecer aos desenvolvedores o máximo de informações essenciais às existentes^(7,11).

Associada ao método do Design Centrado no Usuário, a confecção de um protocolo de mapeamento utilizando grupos focais ou oficinas/seminários para coleta dos dados propiciou a interação entre pesquisador e participantes. Ademais, permitiu obter informações por meio de uma discussão participativa dos integrantes, reunidos no mesmo local, em certo período de tempo, realizando a troca de experiências e opiniões, com a finalidade de construir coletivamente os resultados da pesquisa^(12-13).

A inovação tecnológica interfere nos processos de trabalho e na gestão dos estabelecimentos de saúde, ocasionando a transformação das práticas assistenciais e a melhoria da qualidade da assistência ao paciente⁽¹⁴⁾. O registro das informações em um sistema de computador se torna mais fidedigno, uma vez que o registro em papel apresenta desvantagens, como a livre apresentação do conteúdo expresso nos papéis, podendo ser ilegível e não padronizado, o preenchimento incompleto ou a perda dos dados, a dificuldade para consultá-los e a demanda de um local para ser armazenado⁽¹⁵⁾.

Diante dessas vantagens, na primeira fase da pesquisa, construção do protocolo de mapeamento do conteúdo do software, o grupo definiu que o desenvolvimento de um software para monitoramento do kanban facilitaria o processo de trabalho, uma vez que manualmente demandaria tempo e necessidade de mão de obra para mantê-lo atualizado. Além disso, o software CuidarTech KRONOS foi desenvolvido para oferecer ao SUE e ao NIR auxílio para direcionar o paciente ao recurso necessário e adequado, respaldar os profissionais quanto às condutas adotadas e oferecer a melhoria da qualidade da assistência ao paciente.

No gerenciamento dos leitos, o desenvolvimento e a adaptação de ferramentas que subsidiem a priorização do acesso tornam-se importantes. As tecnologias computacionais e os aplicativos móveis têm auxiliado na redução dos riscos no âmbito da saúde, no direcionamento da conduta profissional para a tomada de decisão e no respaldo das condutas da equipe⁽¹⁶⁾. Essas ferramentas possibilitam acesso às informações em tempo real, colaborando na resolução dos problemas e das necessidades de saúde⁽⁸⁾. Além disso, proporcionam a elaboração de estratégias e novos fluxos de trabalho para aumentar a rotatividade dos pacientes e, consequentemente, a eficiência da gestão de leitos e redução dos custos hospitalares⁽¹⁶⁾.

Esta pesquisa de implantação de tecnologia para a gestão de unidades de internação concluiu que a ferramenta proporcionou a integração entre assistência e gerência, direcionou os profissionais quanto ao dimensionamento de enfermagem e gerou impacto positivo na qualidade do cuidado e no ambiente de trabalho⁽¹⁷⁾. Constatou-se, em outro estudo, que a implantação de um software com o processo de enfermagem nas unidades de internação auxiliou na interface assistencial e gerencial, diminuindo o tempo de atividades burocráticas, e a gestão do tempo dos profissionais foi otimizada. Ademais, contribuiu na tomada de decisão, análise da assistência e geração de um banco de dados para consultas futuras⁽¹⁸⁾.

O CuidarTech KRONOS é uma tecnologia inovadora que dispõe de ferramentas inéditas em relação a outros softwares disponíveis no mercado, uma vez que possui interface das atividades assistenciais e gerenciais. Por essa interface, os profissionais visualizam dados em tempo real para subsidiar o gerenciamento dos leitos do setor de urgência e emergência a fim de identificar os motivos da permanência do paciente no setor, facilitar o trabalho, fornecer dados fidedignos e reduzir a burocracia. Também possui um banco de dados para gerar relatórios com indicadores hospitalares. A partir desses dados, permite traçar novos fluxos de trabalho com a finalidade de melhorar a qualidade da assistência e direcionar o paciente ao recurso necessário. O software ainda inclui o sistema de classificação de pacientes de Fugulin. Portanto, poderá subsidiar a alocação dos recursos humanos quanto ao grau de dependência do paciente, resultando na organização dos serviços e planejamento referentes à assistência de enfermagem.

Limitações do estudo

As limitações do estudo incluem a incompatibilidade de horário e impossibilidade da participação de todos os profissionais dos setores da regulação assistencial e da urgência e emergência a fim de ampliar as discussões e olhares acerca do software desenvolvido. Outra limitação foi a necessidade de realizar várias reuniões com diversos gestores da instituição para demonstrar a importância do desenvolvimento do software e estabelecer apoio à sua implantação.

Contribuições para a área da enfermagem, saúde, ou políticas públicas

Como contribuições, o CuidarTech KRONOS pode ser implantado em outras instituições mediante avaliação de interoperabilidade, colaborando na tomada de decisão dos profissionais de saúde e gestores quanto ao processo de internação, transferência e alta do paciente em tempo oportuno, com respaldo ético e legal. Contribui, ainda, no fortalecimento do SUS a partir desta ferramenta regulatória computacional, que possibilita a oferta do serviço de saúde com eficiência, eficácia e efetividade. Para os gestores, o software direciona o planejamento e avaliação, além de padronizar ações, processos de trabalho e gerar indicadores de resultados.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Esta pesquisa descreveu o processo de desenvolvimento do software CuidarTech KRONOS para gerenciamento de leitos na urgência e emergência, mediante a utilização da metodologia do Design Centrado no Usuário. O desenvolvimento de um sistema de informação é complexo, por isso, a escolha desta metodologia proporcionou o envolvimento da equipe que o irá operacionalizar desde a construção, para serem condizentes com as demandas do serviço e atender aos requisitos necessários ao trabalho.

O software facilitará a visualização dos pacientes internados no setor de urgência e emergência, auxiliará na conduta dos profissionais e na emissão dos relatórios dos indicadores hospitalares a fim de estabelecer novos fluxos de trabalho. Consequentemente, ocasionará melhoria dos processos de trabalho, da qualidade da assistência ao paciente e redução dos custos com internações hospitalares.

A estratégia de desenvolvimento do software para gerenciamento dos leitos é inovadora na área da saúde, e não foram encontrados artigos que descrevessem a metodologia padronizada. Por isso, este estudo poderá embasar outras pesquisas semelhantes, adequando o conteúdo da ferramenta conforme a realidade local.

• FOMENTO
  O subsídio financeiro para desenvolvimento do software foi realizado pela Fundação de Amparo à Pesquisa e Inovação do Espírito Santo (FAPES) e parcialmente pela própria pesquisadora

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Editado por

EDITOR CHEFE: Antonio José de Almeida Filho

EDITOR ASSOCIADO: Priscilla Broca

Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  15 Mar 2021
• Data do Fascículo
  2021

Histórico

• Recebido
  28 Maio 2020
• Aceito
  06 Out 2020