| PRINCIPIOS TEÓRICOS DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA |
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El principio de respeto a los fondos es la base de la organización y de la descripción (Principio de procedencia y orden natural) |
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La descripción tiene lugar después de que se haya completado la organización. |
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La descripción refleja la clasificación. |
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Los niveles de organización están determinados por los niveles de descripción. |
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Los productores de materiales archivísticos, tanto como los materiales en sí mismos, también deben ser descritos. |
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Las descripciones se presentan de lo general a lo específico y se especifican niveles de jerarquía. |
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La descripción archivística se basa en los principios de la descripción multinivel. |
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La descripción se aplica a todos los materiales de archivo con independencia de su forma o soporte. |
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La descripción se aplica en todas las fases del ciclo vital de los documentos de archivo; pueden variar los elementos y la exhaustividad usado en cada uno de las fases. |
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Los principios de la descripción archivística se aplican igualmente a los documentos creados por organizaciones, por individuos o familias. |
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Las normas de descripción pueden utilizarse para describir colecciones y documentos sueltos. |
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Las normas deben facilitar la profundidad en las descripciones. |
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La descripción archivística debe ser pensada y realizada de acuerdo a las exigencias y requerimientos de su uso. |
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Las descripciones de todas las entidades archivísticas deben estar integradas y deben responder a las mismas reglas de descripción. |
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La unidad de descripción más amplia es la determinada por el servicio de archivo de cada país (Acervo, Grupo de Fondos, Fondo). |
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La descripción del fondo se representa como un todo y este se describe antes de sus partes. |
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Cada descripción, independientemente del nivel, se compone de un conjunto ordenado de elementos. La información que se ofrece en cada nivel de descripción debe ser pertinente al nivel que se está describiendo, es decir, a cada nivel le corresponde una información adecuada y específica. |
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Las descripciones deben ser representaciones exactas y fieles de la entidad archivística que se describe. |
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Las descripciones deben contar con términos indizados para facilitar la recuperación. |
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Las descripciones de los productores deben constituir registros de autoridades, y estos, a su vez, deben estar formados por elementos informativos que identifiquen y describan la entidad y, también, deben remitir a otros registros de autoridad relacionados. |
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Las descripciones de las autoridades archivísticas deben ser realizadas y mantenidas separadas de las descripciones de los documentos de archivos. |
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Las descripciones de las autoridades archivísticas y de los documentos de archivos, aunque se realicen separadamente, deben interrelacionarse y complementarse. |
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Los registros de autoridades archivísticas deben describir relaciones entre las autoridades archivísticas, y los documentos y entre las autoridades archivísticas y otro tipo de recurso. |
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La descripción de las autoridades archivísticas debe sustentarse en el uso de puntos de acceso normalizados y el control de autoridades. |
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La descripción de las funciones debe documentar las relaciones entre diferentes funciones, entre dichas funciones y las instituciones que las llevaron a cabo, así como entre tales funciones y los documentos que originaron. |
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La descripción de las funciones debe complementar la descripción de documentos y los registros de autoridad, para garantizar la formación de sistemas de descripción archivísticas. |
Fuente: Elaboración propia.
Fuente: Elaboración propia.
Fuente: Elaboración propia.
Fuente: Elaboración propia.