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FARIA & COELHO, Formulários: admínistração e projeto

RESENHA BIBLIOGRÁFICA

Kurt E. Weil

Professor titular no Departamento de Administração da Produção e de Operações Industriais da EAESP/FGV

Faria, A. Nogueira de & Coelho, J. A. de Tamaso. Formulários: Administração e projeto. Rio de Janeiro, LTC Livros Técnicos e Científicos, 1983. 145 págs.

A. Nogueira de Faria dispensa apresentação numa resenha, pois é um dos mais profícuos e cultos autores nacionais na área da administração. Professor e profissional de administração e dos Conselhos Regionais, pertence ao círculo restrito de personalidades brasileiras com as quais é possível ter diferença de opinião, mas nunca ter tédio na leitura, tais como Roberto Campos, Carlos Lacerde Antanho etc. É um autor que pode criar um vocabulário novo sem cair nos horrores da "agilização" ou do "operacionalizar". O volume à mão, por exemplo, cria uma palavra, ao menos para mim, "espacejamento" (p. 67) - técnica de distribuição racional do espaço - que possivelmente, como leigo na técnica de formulário, iria descrever com a palavra vernácula perfeita: "leiaute" (layout).

J. A. de Tamaso Coelho é engenheiro industrial oriundo da Bora (consultora), da Cia. Eng. de Tráfego de São Paulo e do Metrô do Rio. O livro escrito pelos autores é essencial para todos os que procuram desenvolver um plano de implementação de O & M numa empresa, de passar à utilização de PED sem tropeços por falta de comunicação em tempo e de maneira hábil. O livro é completo num número reduzido de páginas, serve para autodidatas (a maioria nesse campo) e não deixa nada a desejar. O índice remissivo, uma raridade em livros brasileiros, é suficiente, e o sumário tão extenso que, contrariamente ao meu hábito de resenhista, só darei os títulos principais. Aliás, a riqueza de subtítulos é conseqüência da numeração decimal de capítulos, seções, parágrafos, etc. Ao menos neste livro, essa subdivisão, o que normalmente diminui a fluidez da leitura, não atrapalha, está "a caráter" nos formulários.

O livro é resultado da visita do autor (não autores) aos Correios e Telégrafos em Brasília, cuja Assessoria de Planos e Desenvolvimento conseguiu mudar a imagem e, o que é melhor, a realidade dos correios no Brasil, O resenhista também visitou, a convite do Sr. Ministro Haroldo de Mattos, o Ministério das Comunicações e constatou o grau de desenvolvimento organizacional do mesmo, o entusiasmo e a criatividade de seu pessoal na Telebrás.

Portanto, o autor deve ter tido contato com pessoas motivadas para a criação. O resenhista já conviveu com os burocratas de formulários, que fazem proliferar os mesmos, em seguida criam espaços para pôr duas assinaturas, e, mudando a frase do prefácio, consomem dinheiro e produzem lixo (garbage in-garbage out transformado em money in-garbage out). Por sinal, o uso de impressos de computador é como bloco de rascunho telefônico, o que os autores não mencionam no livro. Ainda contrário ao prefácio, infelizmente encontrei gênios criando formulários inúteis. Talvez o saudoso Guilherme Weinschenk, diretor da Cia. Docas de Santos estivesse certo - para ele, todo relatório deveria ter no máximo uma página, seja de custo, de produção ou de vendas. Para ele a arte do técnico era a capacidade de resumir, não de proliferar em cima de formulários intermináveis. Aliás, fora do essencial para o computador, os formulários existem para o princípio da exceção - só o excepcional deve ser comunicado e não o corriqueiro, o que também pacientemente me foi mostrado por outro grande administrador brasileiro, Luiz T. A. Pereira, diretor vice-presidente da Cia. Paulista de Estradas de Ferro e muitas outras empresas.

Mas, antes de fazer algumas observações sobre a obra quero dar o resumo do sumário:

1. Fundamentos dos formulários

2. Sistema de administração, de formulários

3. Projeto de formulários

4. Regras para orientação do projeto

5. Especificação para a impressão de formulários

6. Um caso real de projeto de formulário.

O livro é "um estudo sobre as técnicas, os métodos e os processos utilizados no projeto, na produção e na administração de formulários". Os autores declaram não ter encontrado material na língua portuguesa sobre este assunto, e concordo plenamente com eles.

O procedimento usado pelos autores é mostrar a marcha da concepção de formulários, por diagramas, e o projeto dos mesmos. Cada capítulo tem um glossário próprio, outra marca registrada de Nogueira de Faria, que permite entender facilmente os conceitos utilizados. A conceituação é perfeita, O autor demonstra os elementos que compõem um formulário, e entra em detalhes não excessivos, dada a ignorância de muitos dos projetistas e usuários, tais como normas da ABNT.

O livro termina com um caso prático, capaz de ser dado a alunos para criar um sistema de formulários, crachás etc., para visitantes de empresas. Evidentemente, o autor não chega a detalhes, como os vividos pelo resenhista, que, uma vez, visitando uma empresa, foi seguido por uma política secreta especializada, para informar sobre os passos dele dentro da fábrica e escritório. Aliás, o chefe de segurança era, no seu país de origem, leão-de-chácara. O caso termina com a recepcionista, no fim do dia, totalizando o número de visitantes e encaminhando esse relatório à supervisão. Eis um exercício de estatística sem finalidade, a não ser que se trate de repartição na qual o atendimento deve ser medido, ou mesa de informação, para eventualmente pleitear um aumento de funcionários.

O livro como está é útil para qualquer administrador, de qualquer área, e extremamente útil para O & M. Pode ser recomendado sem hesitação como leitura adicional em cursos de O & M, principalmente a parte sobre fluxogramas, etc. A impressão é excelente, uma característica da LTC; não encontrei erro de impressão, os gráficos são claros e legíveis, e os tópicos para discussão, no fim de cada capítulo, uma preciosidade para quem tem necessidade de dar provas e exames na área, ou para a verificação dos inúmeros autodidatas que irão ler o livro. A letra cursiva para realçar é ótima.

O resenhista se permite oferecer duas sugestões nascidas de anos de prática e convívio com formulários:

1. Insista mais na margem para arquivo: tanto alunos em trabalhos na faculdade quanto encarregados de projetar formulários nada têm com o arquivo, mas a secretária sim. Assim, o resenhista viu dezenas de formulários com margens ausentes ou insuficientes para o arquivo.

2. Insista no "descanso" do formulário. O descanso é um período no qual o antigo formulário coexiste com o novo, para verificação dos problemas do novo modelo, é o período no qual se usa um formulário reproduzido por xerox, ou mimeógrafo, de tal maneira que o custo elevado da impressão é evitado, enquanto a retroalimentação (feedback) de dados práticos modifica parcialmente o layout e o conteúdo.

Quanto ao item 2, o resenhista tem experiência própria, pois assistiu há pouco ao projeto de um formulário para encaminhamento de recibos à caixa. O formulário, sem margem, foi imediatamente impresso, e depois se verificou que 90% dos recibos, de posto de gasolina até restaurante, eram maiores que o espaço reservado. Assim, a única solução era colar o recibo sobre os demais dados pedidos no formulário, o que está sendo feito, prejudicando informações, legibilidade e estética.

Um outro caso vivido pelo autor da resenha é o do formulário de requisição-concorrência, que foi por ele verificado ser complexo demais; assim, no espaço de "utilização", o autor acreditava que poderia encontrar informação sobre o destino final do material requisitado, tal como: "reconstrução da caldeira nº II". Mas o requisitante no almoxarifado que batia a requisição ignorava o uso da peça que devia requisitar, e então colocava invariavelmente "uso indicado". Um descanso de um ano teria mostrado, possivelmente muito antes de decorrido o prazo, a fraqueza principal do projeto.

Uma das ótimas idéias dos autores é o sistema ABC de formulários. Por que reprojetar formulários C? Por que imprimi-los? Deviam ser comprados prontos. Aliás, os formulários A são de "materiais", finanças e vendas. Para o custo, os formulários são internos, e tão padronizados que podem ser produzidos até por grupos de empresas, ou então comprados prontos, mesmo sendo A em quantidade e custo total.

O autor divide os formulários em Ação, Memórias e Comunicação e/ou Informação. Gostaria de juntar fiscais e trabalhistas, como a nota de serviço, o DARF, etc., que têm uma legislação própria. O resenhista nunca esquecerá quando, no ano de 1967/8, foi realizada a grande reforma tributária brasileira; a primeira impressão de notas de uma grande empresa teve de ser inutilizada, pois o fisco exigiu que a nota fosse impressa no estado de origem, e não na matriz, O DARF é uma ilustração de um formulário pequeno demais, quando comprado. A pessoa física recebe o DARF da papelaria sem indicação sobre o preenchimento. Assim, ele não está adequado às pessoas que dele fazem uso. É difícil achar o código do recolhimento, e mais difícil ainda dar as explicações pedidas num pequeno campo inferior esquerdo. Se fosse maior, poderia ter instrução no verso, maior área para explicação e até uma margem para arquivo provisório.

Outras pequenas observações: no diagrama de um sistema, Colbert Boiteux usa a palavra exumo em contraste com insumo. Exumo é output, e nunca "pegou", como insumo no lugar de input. Os autores mencionam formulários clandestinos - quando existem, mostram ou uma necessidade do sistema ou uma exagerada necessidade de ser burocraticamente reconhecido por parte de um indivíduo. No primeiro caso, é oficializado; no segundo, deve ser psicologicamente tratado. As autoridades constituídas, mencionadas na p. 60, nem sempre conhecem todas as necessidades do sistema administrativo do nível do guichê.

Uma pequena omissão do livro - poderia ter mais exemplos de formas e tamanhos de letras do que os da figura 13, em prejuízo do plano de como dobrar uma planta A0 ou A1, que o engenheiro e desenhista têm obrigação de conhecer. A arte de impressão produziu tipos importantes para formulários.

A bibliografia é muito boa, quase toda nacional, mostrando o progresso ou, ao menos, o número de traduções. Assim, então, parabéns aos autores, pelo preenchimento de uma necessidade do ensino e da prática de empresas.

Datas de Publicação

  • Publicação nesta coleção
    26 Jun 2013
  • Data do Fascículo
    Set 1984
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