Selecionando uma aplicação de Tecnologia da Informação com enfoque na eficácia: um estudo de caso de um sistema para PCP

Selecting an Information Technology application through an effectiveness approach: a production planning system case study

Selecionando uma aplicação de Tecnologia da Informação com enfoque na eficácia: um estudo de caso de um sistema para PCP

Selecting an Information Technology application through an effectiveness approach: a production planning system case study

Fernando José Barbin Laurindo; Marly Monteiro de Carvalho; Marcelo Schneck de Paula Pessôa; Tamio Shimizu

Departamento de Engenharia de Produção, Escola Politécnica da USP, Av. Prof. Almeida Prado, 128, Tr. 2 Biênio 2^o andar, CEP 05508-900, São Paulo, SP

^{Endereço para correspondência}

RESUMO

Ao longo dos anos, a Tecnologia da Informação (TI) vem de maneira crescente apoiando as atividades mais diretamente ligadas à produção. Sendo inicialmente suporte de tarefas mais simples, a TI passa a estar presente em todas as etapas do processo produtivo, abrangendo o desenvolvimento de produtos e processos. O Planejamento e Controle da Produção (PCP) desponta como uma área na qual a TI pode trazer significativo impacto nos resultados obtidos, possibilitando novas alternativas de estratégias de operações e mesmo de negócios. Os sistemas MRP, MRP II e ERP são exemplos de como a TI pode apoiar o PCP. Por outro lado, persistem as dúvidas quanto aos resultados obtidos com os investimentos em TI. Para avaliar os impactos de tais aplicações nas operações, é necessário abordar os resultados obtidos em relação aos objetivos, metas e requisitos da área de produção e da empresa como um todo, isto é, considerando a eficácia destas aplicações de TI. Este estudo apresenta um processo de seleção de alternativas de fornecimento de uma nova aplicação de TI voltada ao PCP de uma indústria. A pesquisa foi desenvolvida por meio de um estudo de caso em uma indústria de grande porte, no qual são discutidos os impactos da TI na gestão da operação e do negócio da empresa, bem como o uso do AHP (Analytic Hierarchy Process) como ferramenta de apoio à decisão.

Palavras-chave: Tecnologia da Informação, sistemas de informação, planejamento e controle da produção, eficácia.

ABSTRACT

Along the years, Information Technology (IT) is growing its support role to production activities. At first, the activities performed by IT were very simple, but nowadays, it supports almost all the production activities, including processes and products development. Production Planning and Control is a specific area where IT can effectively bring significant impacts, opening horizons for new operating strategies and even business strategies. Examples of how IT can help the operational environment are the use of MRP, MRP II and ERP systems. On the other hand, it still remains the doubts about the results obtained with the IT investments. In order to evaluate IT impacts on the organization operations, it is necessary an approach comparing the results of the IT applications related to the objectives, goals and requirements of production and of the entire organization, in other words, considering the effectiveness of IT applications. This paper reports a case study related to the selection of a new IT application in production planning in an industry. This research was developed in a large manufacturing company and it is discussed IT impacts in the operations management and in the organization business. AHP (Analytic Hierarchy Process) was the tool used for the decision-making process.

Key words: Information Technology, information systems, production planning and control, effectiveness.

1. Introdução

As decisões acerca do uso da Tecnologia da Informação (TI) para apoiar o sistema de Planejamento e Controle da Produção (PCP) da empresa tornaram-se progressivamente mais importantes, pois podem ter grande impacto estratégico, em especial no cenário de competição globalizada, na qual a operação just-in-time passa a ser fator de obtenção e de manutenção de vantagens competitivas. Essa maneira de operar exige respostas rápidas, flexibilidade de mix de volume de produção, bem como o atendimento às necessidades específicas dos clientes, que representa importantes fatores de diferenciação (Heizer & Render, 1999; Slack, 1993). O desempenho das empresas passa a ser avaliado de maneira mais abrangente, não se restringindo mais a indicadores unicamente financeiros (Kaplan & Norton, 1992).

Por outro lado, a TI tem, cada vez mais, apoiado as atividades ligadas à produção, desde os antigos sistemas de controle até os modernos sistemas ERP (Enterprise Resources Planning). O intensivo aporte de recursos para a implementação desses sistemas suscitou dúvidas acerca do retorno dos investimentos.

Embora esta discussão possa ser inserida em um contexto mais amplo, a busca de evidências de ganhos de produtividade em razão da utilização de TI, chamada de "paradoxo da produtividade da TI" ou de "paradoxo dos computadores" (Willcocks & Lester, 1997; Strassman, 1990; Brynjolfsson, 1993; Henderson & Venkatraman, 1993), e o questionamento acerca dos sistemas ERP foram particularmente intensos no contexto internacional e no Brasil.

De acordo com Henderson & Venkatraman (1993), uma das soluções para a obtenção de retornos consideráveis dos investimentos em TI seria a coordenação e o alinhamento entre as estratégias de negócio e de TI, obtidos em um processo dinâmico e contínuo ao longo do tempo. Essa perspectiva estratégica para a seleção de aplicações de TI permite maior retorno em termos de resultados do negócio. Somente a capacidade da empresa em explorar a eficácia no uso da TI de forma contínua possibilita a manutenção de vantagens competitivas. Cabe lembrar que a eficácia está associada à satisfação de metas, objetivos e requisitos de caráter mais amplo do negócio da empresa, enquanto eficiência está associada ao uso dos recursos (Laurindo, 2002; Maggiolini, 1981).

O presente artigo pretende analisar o processo de seleção de um sistema para PCP, analisando aspectos organizacionais e estratégicos, utilizando a abordagem metodológica de estudo de caso. O modelo teórico para análise baseia-se em Laurindo (2002) e no método da Analytic Hierarchy Process (AHP), proposto por Saaty (1991).

2. Aplicações da TI na produção

Merecem destaque as aplicações de TI voltadas à produção, as quais operacionalizam diferentes modelos usados no PCP. Neste sentido, o aparecimento dos sistemas MRP (Materials Requirements Planning), ainda nos anos 70, permitiu equacionar o problema do cálculo de necessidades de materiais para produção de mix de produtos cujas estruturas contenham um grande número de componentes. Os sistemas MRP evoluíram para sistemas MRP II (Manufacturing Resources Planning), que passaram a ter maior abrangência, permitindo incluir no planejamento outros aspectos, como planejamento da capacidade (CRP – Capacity Requirements Planning), e permitindo a gestão de outros recursos (equipamentos, mão-de-obra etc.), além dos materiais.

Os sistemas MRP II foram, por algum tempo, o estado da arte em termos de instrumento de planejamento da produção, principalmente em sistemas de produção intermitente. A partir dos anos 80, passam a rivalizar com o modelo just-in-time (JIT), introduzido pelos japoneses para controle de estoques na produção automobilística (produção em massa). O próximo passo foi a inclusão, além do módulo industrial (MRP II), de vários outros aspectos, como, por exemplo, contabilidade, finanças, comercial, recursos humanos, engenharia, entre outros. Esta nova geração de sistemas foi denominada de "Sistemas ERP", chamados genericamente de Sistemas de Gestão Empresarial (Laurindo & Mesquita, 2000). A próxima evolução consiste na TI integrando as diversas etapas da cadeia de suprimentos, inicialmente pelo EDI e atualmente via e-commerce B2B – business to business (Medeiros, 2002).

Porter et al. (1999) consideram a área de PCP chave para empresas industriais, e as classificações dos tipos de manufatura devem estar relacionadas à escolha dos sistemas de informação para PCP a serem adotados.

Embora os sistemas ERP sejam passíveis de implantação em empresas de prestação de serviços, são as indústrias as que mais procuram esse tipo de sistema (Huang & Palvia, 2001). Nessas empresas, há a preocupação crescente de que haja um ambiente integrado de sistemas de informação que dêem suporte aos objetivos da produção (Stuber, 1998).

Uma alternativa recente para a integração de sistemas é a estratégia chamada best of breed (BoB), na qual as melhores soluções são adquiridas (de diferentes fornecedores) para cada parte da empresa e posteriormente integradas (Light et al., 2001). Na mesma linha, cabe citar a integração de aplicações APS (Advanced Planning and Scheduling) com sistemas ERP, no intuito de buscar soluções mais elaboradas para o PCP (Wiers, 2002).

Uma questão básica para entender o papel da TI é a obtenção de vantagens competitivas ao longo da cadeia de valor, que seria o conjunto das atividades tecnológica e economicamente distintas que a empresa utiliza para realizar seus negócios (Porter & Millar, 1985). Cada uma dessas atividades seria uma atividade de valor. Agregar valor nessa cadeia de maneira mais significativa que seus concorrentes torna a empresa mais competitiva.

A cadeia de valor compõe-se de uma série de atividades independentes conectadas pelas ligações, que haverá sempre que uma atividade afetar o custo ou a eficiência de outras atividades. Cada atividade, para ser realizada, tem um componente físico e outro de processamento de informações. Os autores identificaram nove atividades genéricas, as quais podem ser classificadas em dois grupos: atividades-meio (ou de suporte) e atividades-fim (ou primárias), conforme a Figura 1.

Ampliando o conceito, o sistema de valor contempla as cadeias de valor de uma indústria desde os fornecedores até o consumidor final, e novamente as ligações conectam as atividades dentro desse sistema de valor.

A TI permeia as cadeias de valor, mudando a forma de executar as atividades de valor e também a natureza das ligações entre elas. Ao fazer isto, a TI pode afetar a competição de três maneiras: (i) muda a estrutura do setor, pois tem capacidade de influenciar cada uma das cinco forças competitivas (Porter, 1979); (ii) cria novas vantagens competitivas, reduzindo custos, aumentando diferenciação e alterando o escopo competitivo; e (iii) dá origem a negócios completamente novos.

A disseminação dos sistemas ERP provocou uma série de discussões sobre a viabilidade, a justificativa e os resultados obtidos, diante dos grandes investimentos efetuados com suas implantações, o que remete a uma discussão acerca do alinhamento estratégico da TI (Laurindo & Pessôa, 2001; Bingi et al., 1999; Davenport, 1998).

3. Um quadro teórico para a análise e avaliação do papel da TI nas organizações

De acordo como Earl (1989) e Willcocks & Lester (1997), a avaliação da TI deve ser feita de maneira abrangente, envolvendo diversos aspectos. Para isso, podem ser usados modelos integrativos de avaliação (Laurindo et al., 2001), que são aqueles que agregam vários elementos de diferentes abordagens para a avaliação da TI, formando uma estrutura mais ampla de análise. Neste trabalho será utilizado o modelo proposto por Laurindo (2002), pelo qual se deve analisar o impacto da TI, bem como sua eficácia, diante da estratégia corporativa, partindo-se de uma análise de alinhamento estratégico até a estruturação da função da TI na empresa. Esse processo de análise e avaliação compõe-se de três etapas:

• Etapa I: Diagnóstico, abrangendo a análise do papel e dos impactos da TI na organização, bem como a análise dos ativos e dos imperativos da TI e também a classificação da aplicação de TI a ser avaliada.

• Etapa II: Estruturação (modelagem) da avaliação da TI.

• Etapa III: Análise dos resultados da avaliação, decisões e planejamento das ações.

O modelo para análise da TI (Laurindo, 1995, 2000) está baseado em dois grupos de fatores: fatores relacionados à estrutura da empresa e fatores referentes à organização da TI propriamente dita. Compõe-se de uma série de itens, nos quais são utilizados, de forma integrada e complementar, diversos outros modelos de análise da TI. Cada passo contribui para a análise dos passos subseqüentes, e a seqüência desses passos exprime uma visão crescente do conhecimento de aspectos da estratégia e da operação da empresa e da possível contribuição da TI ao negócio, bem como uma visão de como a área e a função da TI estão organizadas para fornecer essas contribuições.

Ao término desses passos da análise, tem-se uma visão das características da empresa e de suas estratégias, qual a posição da TI diante dessa visão e como a TI está estruturada para realizar seu papel dentro da organização.

Na Etapa I é analisado o impacto da TI na empresa, contemplando a análise de dois grupos de fatores: fatores estruturais da empresa e fatores referentes à organização da TI.

Os tópicos referentes à análise dos fatores estruturais da empresa são:

I. Fatores Críticos de Sucesso (FCS) (Rockart, 1979; Torres, 1989).

II. Grid Estratégico (McFarlan, 1984) e Matriz de Intensidade da Informação (Porter & Millar, 1985).

III. Verificação da perspectiva adotada do Modelo do Alinhamento Estratégico (Henderson & Venkatraman, 1993).

IV. Análise sobre a existência de razões para descentralização na empresa (Buchanan & Linowes, 1980a).

Tópicos referentes à análise dos fatores referentes à organização da TI:

V. Avaliação do grau de descentralização (Buchanan & Linowes, 1980a, 1980b).

VI. Verificação do estágio de informatização (Nolan, 1979).

VII. Verificação do estágio de descentralização (Donovan, 1988).

VIII. Configuração da função e operação da TI (Grajew & Oliveira, 1987).

IX. Nível de participação dos usuários (Dias, 1985).

X. Análise da organização da área de TI.

Analisados esses itens, devem ser contemplados os ativos da TI (Ross et al., 1996) e os imperativos da organização da TI (Rockart et al., 1996), que permitem uma comparação da situação existente na empresa com recomendações de melhores práticas para a utilização eficaz da TI. Em seguida, enquadra-se a aplicação de TI a ser avaliada na "escada de avaliação de benefícios", de Farbey et al. (1995). Neste modelo, são classificados oito tipos de aplicações, que correspondem aos degraus da "escada de benefícios". Para cada um, há a indicação de quais seriam os fatores a serem considerados para avaliar a TI, que podem ser mais objetivos, mais focados na eficiência (nos degraus mais baixos) ou mais subjetivos, mais focados na eficácia (à medida que se sobe a escada).

A Etapa II engloba a escolha dos fatores a serem avaliados, bem como a montagem da estrutura da decisão a ser tomada (projeção de ação futura) ou da avaliação a ser realizada (avaliação do presente ou do passado). A decisão pode ser apoiada pela aplicação de um modelo de avaliação de sistemas pouco estruturados (como, por exemplo, o método AHP).

Finalmente, a Etapa III consiste na análise dos resultados obtidos, comparando com o diagnóstico das Etapas I e II, na definição de ações a serem tomadas e na implementação das decisões, com base em uma abordagem de acompanhamento contínuo e de alinhamento constante com a estratégia de negócios da empresa.

Nos itens a seguir serão apresentados brevemente os modelos e ferramentas empregados pelo modelo integrativo utilizado em cada uma de suas etapas e passos (resumidos na Tabela 1).

4. Aspectos metodológicos

Este artigo pretende analisar um processo de seleção de um sistema para PCP, buscando identificar o impacto estratégico dessa decisão. O foco da seleção está na questão desenvolvimento interno ou outsourcing, sem discussão das funcionalidades do sistema. Para este fim, optou-se pela abordagem de estudo de caso que permitiria analisar esses fatores (Yin, 1991; Claver et al., 2000). O modelo teórico para análise baseia-se em Laurindo (2002), que propôs uma abordagem integrativa para diagnóstico e avaliação da eficácia da TI. O Analytic Hierarchy Process (AHP) foi utilizado como ferramenta para apoio à decisão.

Para atender aos objetivos do presente estudo, os critérios para a escolha do caso a ser analisado foram: a existência de uma operação complexa, que demandasse um sistema de PCP elaborado e com grande demanda por informações, e, portanto, complexidade de estrutura organizacional e/ou de aplicações de TI, e unidades em locais diferentes, de forma que fossem suscitadas questões relativas à centralização ou descentralização de atividades e decisões de TI.

Com base nesses critérios, foi selecionado o caso de uma empresa de capital nacional (que será denominada de empresa "A") do ramo industrial, com diferentes áreas de atuação, englobando agroindústria, bens de consumo duráveis e insumos para indústria. O objeto de estudo deste texto é uma das áreas de negócios produtoras de bens de consumo duráveis, que doravante será denominada AN1; eventualmente, a empresa como um todo (corporação) será analisada quando for necessário para melhor compreensão. Foram realizadas entrevistas com diversos atores de diferentes níveis hierárquicos, da área de negócios e da corporação.

5. Apresentação do caso

A empresa, nos anos 90, passou por um processo de centralização, fruto da mudança de diretrizes ocorrida com a substituição da alta direção. A área de TI corporativa sofreu profunda redução em seus quadros (de 200 funcionários em 1990 para 40 em 2000), devido à política de redução de custos na parte administrativa. O espectro de atribuições dos núcleos de TI das áreas de negócio foi bastante reduzido, limitando-se ao fornecimento de suporte, seguindo padrões, procedimentos e prioridades definidos pela área de TI corporativa.

É interessante notar a evolução de certos dados relativos ao crescimento da AN1 ao longo da última década, com expressivo aumento do número de produtos fabricados por mês (70%) e do número de lançamento de produtos novos por ano (mais de 150%), obtidos ao mesmo tempo em que houve redução de 33% no número total de funcionários. Ressalte-se que, atualmente, a AN1 é responsável por 60% do faturamento da empresa. A Tabela 2 resume as características da empresa analisada.

A empresa apresenta uma cultura que, de forma crescente, favorece a centralização de atividades e controles, embora haja diversificação no ramo de atividades e no de tipo de estrutura produtiva. Todavia, durante quase toda a década de 80 e começo da de 90, houve um processo de descentralização da TI na empresa (outras áreas da empresa, como Suprimentos, também eram descentralizadas), chegando a um ápice no início dos anos 90, até virtualmente desaparecer nos dias de hoje. No período estudado e no âmbito da corporação, a área de TI está subordinada a uma das diretorias executivas corporativas. O núcleo de TI da AN1, que anteriormente era subordinado ao diretor responsável pela AN1, passou a ser subordinado à área de planejamento da AN1.

A cultura da empresa também privilegia o desenvolvimento interno, com poucos casos de aquisição de "pacotes" ou de contratação de serviços externos para desenvolvimento. Esta tendência tem sido revertida, embora de maneira localizada e com muita parcimônia. A equipe de TI corporativa, ao longo dos anos, tem adotado nos quesitos planejamento, controle de recursos e de desempenho das aplicações uma abordagem não sistemática. Contudo, verifica-se a busca ad hoc de controles, em especial privilegiando o aspecto custo.

Na AN1 existe uma estrutura do tipo manufatura em junção com uma linha de montagem, com processo intermitente repetitivo, gerando grande necessidade de informações. Assim, a demanda por sistemas de informação sempre tem sido elevada. As outras áreas de negócio da empresa apresentam processo produtivo do tipo produção contínua, com, em comparação, menor demanda por informações.

A partir do início dos anos 90, a AN1 passou a adotar, progressivamente, os modelos de "mini-fábricas" para algumas linhas de produtos e de subconjuntos, bem como "células de manufatura", destinadas à produção de famílias de componentes. Essas novas formas de administrar a produção passaram a conviver com os arranjos funcionais previamente existentes. Outro conceito adotado de forma progressiva foi o just-in-time, notadamente no que diz respeito ao uso de kanbans como mecanismo de programação e de liberação de ordens de produção. Com isto, o principal sistema informatizado que fazia as funções de PCP foi desativado (exceto na montagem, que permaneceu sendo programada de forma centralizada pela área de planejamento e usando um sistema informatizado), passando a função PCP a ser desempenhada pelo sistema de kanbans, por controles manuais e algumas aplicações de TI localizadas, principalmente em planilhas eletrônicas ou relatórios de "pacotes" de mainframe voltados a usuários finais, a partir de diretrizes fixadas pela área de planejamento.

Recentemente, a inexistência de um sistema informatizado para o PCP tem sido intensamente questionada. O questionamento justifica-se diante da grande variedade de produtos (e componentes) existentes (4.000 produtos e 2.000 itens de reposição no período analisado), fator que dificulta a adoção de um just-in-time puro, conforme destaca a literatura a respeito (Correa & Gianesi, 1996). Além disso, o processo produtivo envolve, como já mencionado, áreas organizadas funcionalmente, células de manufatura, minifábricas e linha de montagem. Há, portanto, problemas complexos de coordenação a serem resolvidos. Dentro desse contexto, surgiu a necessidade de uma nova aplicação de TI que proporcionasse um salto qualitativo à função PCP.

Ficou claro para a AN1 a necessidade de uma aplicação de TI que realizasse a programação e fornecesse suporte às decisões de capacidade e comerciais. Um processo de discussão e de negociação com a TI corporativa resultou na análise de três alternativas básicas de "linha de conduta" para a busca de uma solução adequada para o problema:

A1 Aquisição de software de manufatura especializado (aquisição de "pacote" dedicado a este módulo ou desenvolvimento de solução específica por terceiro), mantendo a base de sistemas desenvolvidos internamente.

A2 Complementação de desenvolvimento de ERP interno (desenvolvimento interno pela corporação).

A3 Aquisição de ERP de mercado (para toda a empresa).

Interessante notar que na bibliografia a alternativa A1 não é comumente citada como solução mais adequada, já que usualmente as empresas adquirem um sistema ERP (ou outros "pacotes" menos abrangentes) para suprir a infra-estrutura básica de sistemas transacionais, como contas a pagar e receber, RH, contabilidade, estoques, etc.

As peculiaridades da operação das empresas são atendidas por desenvolvimento interno ou pela contratação de desenvolvimento externo "sob medida" (Laurindo & Pessôa, 2001; Bingi et al., 1999; Davenport, 1998). A empresa "A" adotou solução inversa: desenvolveu internamente toda a sua infra-estrutura de sistemas transacionais corporativos e discute a compra de soluções externas para atender aos problemas específicos da operação. O processo decisório para a seleção de uma dessas três alternativas será descrito a seguir, usando o modelo integrativo apresentado no item 3.

6. Aplicação do modelo

6.1 Etapa I: Diagnóstico da TI na empresa "A"

Apresentaremos as etapas da análise do papel da TI na empresa estudada, de acordo com o apresentado no item 3. Daremos maior ênfase aos aspectos relativos aos fatores estruturais.

I – Fatores Críticos de Sucesso

Primeiramente, determinam-se os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) da empresa (no caso, da AN1), a fim de verificar os impactos da TI na empresa. Representam em seu conjunto o que é fundamental para a AN1, resultando no consenso dos profissionais entrevistados, ou seja, profissionais de TI, de planejamento, de produção, de desenvolvimento de produtos e de qualidade. Os FCS são: qualidade dos produtos; design dos produtos; assistência técnica; rapidez no lançamento de produtos; custo dos produtos fabricados; disponibilidade de mix variado de produtos; e prazo de entrega.

II – Grid Estratégico

Na empresa "A", que trabalha com manufatura tradicional, a TI tem papel de suporte e não há perspectivas de mudança desse papel em futuro próximo.

As aplicações de TI existentes, bem como aquelas que se planeja implantar no curto prazo, não apresentam impactos estratégicos. Assim, estaria classificada no quadrante "Suporte" do Grid Estratégico (Figura 2).

III – Alinhamento Estratégico

Na empresa "A", a visão da corporação e da AN1 é que a TI deve prover a infra-estrutura de TI necessária para que a estrutura organizacional viabilize a estratégia do negócio. Portanto, a perspectiva de alinhamento estratégico adotada (Henderson & Venkatraman, 1993) é da "Execução de estratégia" (Figura 4). Contudo, pode-se dizer que o alinhamento entre negócio e TI está mais bem executado no âmbito da corporação do que na AN1. A TI corporativa, que detém os recursos para atender tanto à corporação como às áreas de negócio, debate suas prioridades com a direção da corporação, compreendendo e atendendo melhor a suas necessidades do que aquelas das áreas de negócio. As questões sobre aquisição do hardware e do software dessas aplicações ficam a cargo da área de TI corporativa. Além disso, as decisões de implantar, desativar ou melhorar aplicações ficaram quase totalmente com a área corporativa de TI, sem a participação dos núcleos de TI das áreas de negócio. O contato entre a área de TI corporativa e a AN1 não é regular, ocorrendo esporadicamente.

IV – Razões para descentralização

No tocante à análise da existência de razões para a descentralização (Buchanan & Linowes, 1980a), pode-se visualizar o seguinte para a empresa "A":

• Dispersão geográfica: a empresa apresenta unidades industriais em diferentes pontos do País. Mesmo a AN1 analisada apresenta instalações fabris em locais diferentes, com fluxo de produção complementar.

• Diferentes áreas de negócio, com distintas naturezas de operação e diferentes necessidades de informação: há diferentes áreas de negócio e os ramos das áreas de atuação são distintos. Além disso, enquanto a AN1 apresenta um processo de produção do tipo intermitente repetitivo (combinando arranjo funcional, células de manufatura, minifábricas e linha de montagem), outras áreas de negócio apresentam processos contínuos de produção. De maneira geral, o volume e a diversidade de informações a serem tratadas são significativamente maiores na AN1.

• Desejo de controle sobre o desenvolvimento de sistemas, diante da disputa pelos recursos da área de informática centralizada: a disputa pelos recursos de TI corporativa (equipamentos, software, horas de analistas dedicadas) intensificou-se com a tendência crescente de centralização, com o enfoque de redução de custos cada vez mais presente nas decisões de quais aplicações de TI implantar e com as necessidades de informação diferenciada entre as áreas de negócio.

V – Análise do grau de descentralização

Para a análise do grau de descentralização da informática, foram utilizados os seguintes instrumentos: o espectro de atividades, o padrão de descentralização e a tabela de distribuição de processamento de dados, conforme a proposta de Buchanan & Linowes (1980b).

O resultado mostra que na Execução (uso) da TI há descentralização na operação, sendo menor a descentralização no que se refere ao desenvolvimento. No aspecto Controle da TI, há centralização na operação, que é menos significativa no desenvolvimento.

VI – Estágios de informatização ou de evolução da TI

De acordo com o estágio de evolução da TI, a situação da empresa "A" é analisada separadamente para a corporação e para a AN1. Na corporação, o estágio é o de "controle" e na AN1, "ponto de transição", que é o momento a partir do qual a empresa passa a administrar em termos de dados em vez do equipamento (há, no momento, uma preocupação em formar um banco de dados integrado das informações industriais e comerciais).

Usualmente, nas empresas nas quais o papel da TI está mais vinculado ao negócio da empresa notam-se estágios de TI mais evoluídos. Na AN1, embora a TI não tenha seu papel considerado estratégico, sua importância é maior do que nas demais áreas da empresa.

VII – Estágios da Ti descentralizada

De acordo com o modelo dos "estágios da TI descentralizada", podemos observar que ocorre, já há um bom tempo, descentralização de equipamentos. O desenvolvimento de sistemas, hoje, é centralizado, exceto pela manutenção de aplicações anteriormente desenvolvidas pelo núcleo de TI. Igualmente são centralizadas as decisões acerca de quais aplicações serão desenvolvidas ou implantadas. Nesta configuração, a classificação do estágio da TI descentralizada atualmente existente é a de "Big brother" (Figura 5).

VIII – Função e operação da TI

De acordo com os conceitos de "função e operação" da TI, observa-se que a função está claramente centralizada, enquanto a operação permanece descentralizada (exceto pela operação do mainframe). Isto caracterizaria uma situação de ênfase na "coordenação" na gestão da TI.

IX – Nível de participação dos usuários

Analisando a situação da empresa "A", nota-se que o usuário participa mais nos raros casos em que o núcleo de TI da AN1 ainda coordena o projeto de implantação do sistema de informação, sendo sua participação usualmente por consenso. Nos casos muito mais freqüentes em que a TI coorporativa exerce a coordenação, a participação do usuário é, em geral, meramente consultiva. Em alguns casos, a participação é um misto entre consultiva e representativa. Portanto, de maneira geral, a participação dos usuários tem sido menor do que se poderia esperar.

X – Aspectos organizacionais

O posicionamento da TI corporativa, subordinado a uma diretoria corporativa, está em acordo com o papel de suporte que a TI apresenta na empresa, já que não há vínculo direto da TI com a estratégia de negócios da empresa. O enfoque é principalmente de eficiência técnica, o que pode ser percebido pelo perfil dos profissionais que nela atuam, em todos níveis hierárquicos. Não há mais profissionais especializados em áreas de negócio específicas. Dentro da AN1, o posicionamento do pequeno núcleo de TI remanescente segue um histórico, pois sempre esteve subordinado ao Planejamento. Além disso, o Planejamento trabalha com grande volume de informações de todas as áreas do negócio. Atualmente, os profissionais de TI na AN1 também têm perfil mais técnico, compatível para a prestação adequada de suporte aos usuários. Por outro lado, há um bom conhecimento das operações locais, pois os funcionários têm muitos anos de casa.

Análise dos imperativos de Ti

Analisando a empresa "A", corporação e AN1, perante os imperativos para a organização da TI, obtém-se situação da Tabela 4, na qual estão resumidas as análises da empresa diante dos "imperativos para a organização da TI". A análise geral indica que a situação geral da empresa "A", tanto no que diz respeito à AN1 como à corporação, pode ser considerada fraca.

Análise dos ativos de Ti

A análise da situação da AN1 da empresa "A", de acordo com a "gestão da competitividade dos ativos de TI", está resumida na Tabela 5, que foi construída com base nas opiniões obtidas por consenso nas entrevistas com gerentes de PCP e de TI. Como parâmetro para essa avaliação, é necessário considerar as ameaças que cada empresa enfrenta em seus mercados.

A AN1 enfrenta uma situação relativamente tranqüila, no curto prazo, em termos de ameaças em seu mercado, no qual é líder há longo tempo. Há ameaça latente (mas não iminente) de entrada de fabricantes internacionais, o que poderia alterar essa situação, já que os concorrentes nacionais são considerados ameaças menores.

Caracterização da aplicação de TI na "escada" de Farbey et al. (1995)

A implantação do módulo de PCP, neste primeiro momento, reveste-se do caráter de um sistema de valor adicionado direto, pois fornecerá uma base transacional (a execução e o controle da programação), além de fornecer informações adicionais antes não disponíveis, tornando possíveis análises mais aprofundadas e mais rápidas de questões relativas ao mix de produtos e ao uso da capacidade e de atendimento ao mercado. O enquadramento como DSS ou como MIS foi discutido, mas não foi considerado o mais adequado, pois há um problema operacional a ser resolvido (a programação) antes de ser melhorado o processo decisório. Contudo, superada essa dificuldade, o aspecto de sistema de apoio à decisão tende a ser de maior importância. A Tabela 6 resume a análise da TI na empresa.

6.2 Etapa II: Estruturação e execução da avaliação

Realizado o diagnóstico da situação da TI na empresa, os passos seguintes visam à estruturação e à modelagem da avaliação, com o objetivo de selecionar a melhor aplicação de TI para o PCP da AN1 na empresa "A".

Definição de critérios para avaliação

Dois conjuntos de critérios de avaliação foram discutidos. No primeiro são utilizados os FCS da AN1, visto que a decisão a ser tomada considera a situação específica dessa área de negócios. O segundo considera fatores que abrangem a realidade de toda a corporação.

O primeiro conjunto de critérios para avaliação adota os fatores críticos de sucesso da AN1. Desta forma, os critérios para selecionar a melhor estrutura para a TI passam a ser os FCS já apresentados no item 6.1: qualidade dos produtos; design dos produtos; assistência técnica; rapidez no lançamento de produtos; custo dos produtos fabricados; disponibilidade de mix variado de produtos; e prazo de entrega.

No segundo conjunto de critérios de avaliação, são considerados os seguintes fatores, obtidos por consenso entre os entrevistados, que com freqüência aparecem na literatura como fatores para avaliação de aplicações de TI e representam práticas e critérios comumente usados pela TI corporativa ou pelos núcleos de TI na empresa "A":

• Grau de satisfação do usuário.

• Grau de padronização, de coordenação e de garantia de não existência de aplicações redundantes (pode-se considerar este fator como influenciando os custos de coordenação).

• Alinhamento estratégico com a corporação.

• Alinhamento estratégico com a AN1.

• Custos de operação da TI na empresa.

Os critérios "padronização" e "custos" são os mais importantes para a área de TI corporativa e são freqüentemente a justificativa para o desenvolvimento ou implantação de sistemas de informação corporativos. Note-se que o aspecto padronização afeta também os custos, principalmente no que se refere à coordenação (sem padronização torna-se mais onerosa a integração entre aplicações). Por outro lado, os núcleos de TI descentralizados usualmente consideram a "satisfação dos usuários" (avaliada em termos qualitativos e abrangendo aspectos como atendimento das solicitações de desenvolvimento ou implantação de projetos de TI, bem como presteza de prestação de suporte e de disponibilização de recursos de hardware e de software) como o critério mais importante para selecionar, priorizar e implantar sistemas de informação.

Os critérios "alinhamento estratégico com a corporação" e "alinhamento estratégico com a AN1" foram considerados de acordo com o que já foi amplamente exposto em termos de importância de as estratégias de TI e do negócio estarem em sintonia.

Definição da estrutura de avaliação e execução da avaliação

Uma das possibilidades de modelo para avaliação de problemas pouco estruturados é o "Método da Análise Hierárquica" (AHP – Analytic Hierarchy Process), método multi-objetivo de apoio à decisão criado por Saaty na década de 70 (Saaty, 1991).

Este método tem sido empregado para situações de: definição de prioridades, avaliação de custos e benefícios, alocação de recursos, mensuração de desempenho, avaliação ou pesquisa de mercado, determinação de requisitos, decisões estratégicas, etc. (Morita et al., 1999). O modelo usa julgamentos comparativos de pares de fatores, estudando sua consistência e sua validade, de forma a não deixar de levar em consideração a ambigüidade decorrente da associação de números a julgamentos.

Apesar de seu amplo e crescente espectro de aplicações, o AHP apresenta alguns problemas e limitações que precisam ser levados em conta. Um dos problemas apontados no AHP é a quantidade de comparações paritárias necessárias que cresce muito rapidamente com o tamanho da matriz dessas comparações. Existem técnicas que permitem reduzir o número de comparações paritárias.

Dentre as críticas ao AHP, a reversão de ordem (a alteração das alternativas dominantes em função da inclusão ou exclusão de alternativas irrelevantes) tem sido a mais citada e a mais polêmica (Morita et al., 1999).

Neste texto, usaremos a forma de cálculo aproximado para o AHP, conforme apresentada por Cook & Russel (1993). As entrevistas para a obtenção das notas nas comparações paritárias foram feitas com os profissionais da AN1, tanto de TI como do negócio em si (áreas de planejamento, desenvolvimento de produtos, qualidade e produção).

Inicialmente, realiza-se a avaliação tendo os FCS da AN1 como critério; a hierarquia dessa decisão está na Figura 6. O resultado apontou a alternativa A1 (aquisição de software especializado) como a de maior nota (0,487), vindo em seguida a alternativa A3 (aquisição de ERP), com nota 0,380, e, finalmente, a alternativa A2 (complementação de desenvolvimento interno), com nota 0,128.

Em seguida, repetiu-se o processo utilizando o conjunto de fatores que envolvem também a corporação; essa decisão é apresentada na Figura 7. Novamente venceu a alternativa A1, embora com nota menor (0,359), seguida de A3 (nota 0,335) e de A2 (nota 0,305).

6.3 Etapa III: Análise dos resultados

Aplicando o método de cálculo aproximado, obtém-se que a alternativa A1 (aquisição de software especializado ou contratação de desenvolvimento sob encomenda) é a que melhor atende aos critérios, com razoável margem sobre a alternativa de adquirir um ERP para toda a empresa. O fato de essas duas alternativas serem as preferidas mostra a insatisfação dos usuários com o desenvolvimento interno, bem como a expectativa de que, partindo para soluções de mercado, se obtenham resultados mais rapidamente.

A insatisfação com o desenvolvimento interno acentuou-se com os problemas ocorridos na manutenção dos sistemas visando à adequação ao chamado "bug do milênio".

Como o sistema de PCP diz respeito basicamente à AN1, a avaliação tendo por critérios os FCS mostra-se mais adequada na visão dos usuários. Contudo, a decisão final deve contemplar outros fatores, como a disputa de poder entre a visão centralizada e a visão descentralizada para a empresa.

7. Conclusões

O caso analisado ilustra a necessidade de análise mais abrangente, envolvendo aspectos relacionados aos impactos na eficácia da seleção de aplicações de TI e da fonte de seu fornecimento. Não basta se restringir aos aspectos técnicos de informática, nem tampouco a aspectos unicamente de funcionalidade da aplicação. É preciso avaliar os eventuais resultados na operação e na estratégia do negócio. Ter uma clara visão estratégica tanto do negócio como da TI é o ponto de partida para que seja possível identificar a extensão dos impactos nos resultados obtidos pela empresa, bem como considerar os ganhos de produtividade e competitividade do negócio como medidas de eficácia da TI. A TI precisa ser vista como um meio de a empresa obter vantagens competitivas no mercado em que atua, em alinhamento com a operação e a estratégia da empresa. Não obstante, permanece também a necessidade de eficiência na operação da TI, bem como uma alta capacitação técnica (Carvalho et al., 2002; Laurindo et al., 2002).

Um ponto crítico no caso analisado reside na ausência de alinhamento entre TI e estratégias das áreas de negócio. Provavelmente, ela deva manter a TI no quadrante "Suporte", mas isso não implica que ela possa negligenciar uma gestão mais integrada entre TI e negócios, incluindo a corporação e as áreas de negócio.

A empresa "A" apresenta problemas relativos à distância entre a TI corporativa e as áreas de negócio. Cabe ainda ressaltar que seria interessante que houvesse um processo agressivo de terceirização da TI, adotando, desta forma, a perspectiva de "nível de serviço" como alinhamento estratégico, compatível com o papel que a TI representa para o negócio. Como a TI tem papel de apoio à operação, era de se esperar que os procedimentos de avaliação de eficácia fossem pouco elaborados.

A decisão relativa ao PCP tem grandes implicações na estratégia competitiva da empresa, em especial no momento em que a competição se torna mais acirrada. Este pano de fundo está presente em todas as decisões recentes da AN1.

Por outro lado, não se pode negligenciar o impacto negativo causado pelo descontentamento dos usuários com a condução dos projetos pela TI corporativa. Dessa forma, as respostas dadas no decorrer das entrevistas apresentavam um viés de crítica ao trabalho da TI corporativa, dando preferência a soluções adquiridas com terceiros e enfatizando que o processo de aquisição fosse conduzido pela equipe da própria área de negócios. O uso do AHP evidenciou esse conflito na classificação de prioridades das alternativas, o que demonstrou a utilidade dessa ferramenta na captação das visões dos tomadores de decisão.

Um ponto que afeta a a maneira de as empresas selecionarem suas aplicações de PCP é a imposição de implantação de sistemas ERP pelas empresas, com governança na cadeia, que desejam padronizar os sistemas de informação com seus clientes e fornecedores. No caso da empresa em questão, este fato ainda não ocorre. Porém, há cadeias nas quais esse fato já é realidade. Um ponto a ser observado é a utilização de modelos teóricos como framework para realização das análises, o que permitiu a visualização e o entendimento por todos os envolvidos, além de possibilitar a comparação com outros casos. Por sua vez, o estudo de casos em ambientes reais é uma opção metodológica que fornece melhor compreensão desses modelos teóricos, permitindo seu aperfeiçoamento ou até, eventualmente, evidenciando a necessidade de elaboração de novos modelos específicos.

Finalmente, algumas questões despontam como interessantes para uma agenda futura de estudos: a análise e avaliação ex-post da implantação de sistemas (em contraponto a análise ex-ante realizada neste texto) e o impacto da utilização de comércio eletrônico e dos sistemas ERP ao longo do sistema e da cadeia de valor.

Marly Monteiro de Carvalho

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Marcelo Schneck de Paula Pessôa

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Tamio Shimizu

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Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  17 Mar 2003
• Data do Fascículo
  Dez 2002